Aftrek van btw (III) - Aftrek van btw bij samenwerken

Type samenwerkingsverband

In het kader van deze blog rijkt het te ver om alle type samenwerkingsverbanden vanuit fiscale optiek te beschrijven. Toch kan de vorm waarin wordt samengewerkt van invloed zijn op de aftrek van btw. Een belangrijk onderscheid dat gemaakt moet worden is of het samenwerkingsverband zelfstandig btw-ondernemer is. Hiervan kan sprake zijn omdat het naar buiten toe optreedt. Daarnaast kan slechts sprake zijn van een afspraak of overeenkomst tussen partijen waarbij voor de samenwerking zelf geen btw-ondernemerschap ontstaat.

Manieren om samen te werken

Wordt een samenwerkingsverband opgericht en krijgt deze een eigen rechtsvorm, dan zal in de basis al snel sprake zijn van btw-ondernemerschap en een eigen btw-positie. Hierbij kan gedacht worden aan een vof, CV, stichting, of een BV.

Ook zien we samenwerking plaatsvinden op basis van een overeenkomst zoals een samenwerkingsovereenkomst, een overeenkomst tot het delen van kosten voor gemene rekening, of een consortiumovereenkomsten.

Afnemer van de prestatie en bepaling recht op aftrek

Uit bovengenoemde volgt dat allereerst beoordeeld moet worden wat de btw-positie van de samenwerking is en of sprake is van een zelfstandige btw-ondernemer met een eigen btw-positie.

Is sprake van btw-ondernemerschap bij het samenwerkingsverband, dan is van belang dat dit samenwerkingsverband ook partij is bij het aangaan van overeenkomsten. Voor het in aftrek kunnen brengen van btw op kosten moet het samenwerkingsband de facturen daarnaast op eigen naam ontvangen als de afnemer van de prestaties.

Samenwerkingsverbanden zonder rechtspersoonlijkheid

Niet alle samenwerkingsverbanden hebben rechtspersoonlijkheid. Denk aan de maatschap of een consortium. Maar deze samenwerkingsverbanden kunnen wel degelijk worden aangemerkt als btw-ondernemer. In de praktijk komt het dan voor dat deelnemers in het samenwerkingsverband kosten maken of investeringen doen die feitelijk worden gebruikt door het samenwerkingsverband. De deelnemer kan de btw op deze kosten niet in aftrek brengen omdat deze zelf niet de afnemer van de prestatie is, dat is het samenwerkingsverband. Voor deze situaties heeft de Staatssecretaris van Financiën een goedkeuring in een beleidsbesluit opgenomen:

Een samenwerkingsverband mag de btw in aftrek brengen die aan een deelnemer in rekening is gebracht voor de aanschaf van een goed of dienst. Dit voor zover het samenwerkingsverband het goed of de dienst gebruikt voor belaste handelingen.
Voorwaarde is wel dat de deelnemer van het samenwerkingsverband geen vergoeding ontvangt en het samenwerkingsverband alle rechten en verplichtingen overneemt alsof zij het goed of de dienst zelf heeft verworven (denk bij verplichten bijvoorbeeld ook aan de herzieningsregels).

Kosten voor gemene rekening

Samenwerken kan ook inhouden dat bepaalde kosten die partijen normaliter zelfstandig moeten maken met meerdere partijen worden gedeeld, waarbij een van de partijen als penvoerder optreed. De verdeling van de kosten wordt vastgelegd in een overeenkomst van kosten voor gemene rekening. De penvoerder maakt in zo’n situatie de kosten en deelt deze vervolgens op basis van een vaste verdeelsleutel over de deelnemers in de overeenkomst.

Een overeenkomst tot verdeling van kosten voor gemene rekening is een typisch voorbeeld van een puur interne afspraak tussen partijen. Er wordt niet naar buiten toe opgetreden en er ontstaat dus ook geen btw-ondernemer in de vorm van de samenwerking.

Voor het recht op aftrek van btw op kosten die worden gemaakt door de penvoerder is de volgende handelwijze voorgeschreven in een besluit van de Staatssecretaris van Financiën:

De penvoerder ontvangt facturen op haar eigen naam, maar brengt de btw slechts in aftrek voor zover deze haar aandeel in de overeenkomst vertegenwoordigd. De deelnemers in de overeenkomst dragen ook ieder hun aandeel in de kosten bij en hebben op basis van dezelfde factuur (de originele factuur aan de penvoerder) eveneens recht op aftrek van btw voor het eigen deel. Het doorzetten van de kosten aan de deelnemers is niet onderworpen aan btw-heffing.

Het resultaat van deze handelwijze is dat in totaal niet meer dan 100% van de btw die aan de penvoerder in rekening is gebracht via de deelnemers in de overeenkomst in aftrek kan worden gebracht. Uiteraard gelden bij het beoordelen of recht op aftrek van btw bestaat de normale wettelijke regels, zie hiervoor ook de blog de methodiek van de aftrek van btw.

Ervaring uit de praktijk

Veel samenwerkingen worden aangegaan zonder dat fiscaliteit direct een aandachtspunt is. De facturatie aan de juiste partij is zeker in de opstartfase nog niet altijd mogelijk. Ook zijn overeenkomsten niet altijd aangegaan met de juiste partijen. De btw-positie van het project of de activiteit waarvoor wordt samengewerkt is niet bij alle deelnemers bekend en onduidelijk is wie hiervoor verantwoordelijk is.

In onze ervaring volgt uit de beperkte aandacht die er voor fiscaliteit is in de opstartfase dat fiscaliteit ook geen onderdeel is van de financiële haalbaarheidsanalyse. Dit terwijl btw, maar ook andere heffingen zoals bijvoorbeeld vennootschapsbelasting, grote invloed kan hebben op de financiële positie van een samenwerkingsverband en/of dat van de deelnemers.

Conclusie

Bij het in aftrek brengen van btw worden veel fouten gemaakt als het gaat om de formele vereisten, zoals het juiste tijdvak en een onderbouwde handelwijze. Bij samenwerkingsverbanden waarvoor kosten worden gemaakt komt hier nog een extra complexiteit bij. Wie heeft recht op aftrek van btw, aan wie moet een factuur zijn gericht, wat is de rol van de penvoerder en wat is de btw-positie van het project of de activiteit waarvoor wordt samengewerkt.

Een goede analyse vooraf van de btw-positie, maar ook een juiste contractvorming en administratieve inrichting helpen tijdig en juist de btw-aangifte in te dienen.