In een geheimhoudingsovereenkomst, ook wel non-disclosure agreement (‘NDA’), komen partijen overeen om bepaalde informatie geheim te houden. De strekking van een NDA is aldus om vast te leggen welke informatie door partijen als vertrouwelijk dient te worden behandeld, welke voorwaarden daaraan zijn verbonden en wat de gevolgen zijn van een eventuele schending van de NDA.
De informatie die onder een NDA kan worden beschermd is in beginsel ongelimiteerd. Een NDA wordt dan ook door veel ondernemingen beschouwd als het geëigende middel om een breed scala aan kennis en informatie te beschermen. Zo is het mogelijk om technische informatie, bedrijfsgeheimen, data (bijvoorbeeld klantenbestanden) en informatie omtrent intellectuele eigendomsrechten te beschermen door middel van het sluiten van een NDA.
De NDA vervult een waardevolle functie binnen de rechtspraktijk. Het is dan ook opmerkelijk dat de wet geen nadere eisen stelt aan de inhoud ervan. Deze blog formuleert daarom enkele juridische aandachtspunten die in acht kunnen worden genomen indien partijen voornemens zijn om een NDA te sluiten. Omdat een NDA doorgaans uit meerdere bepalingen bestaat die tezamen de inhoud van de NDA vormen, worden deze bepalingen hieronder stuk voor stuk besproken en van een korte toelichting voorzien.
Wederkerigheid
Doorgaans zullen partijen in de NDA overeenkomen dat één partij de vertrouwelijke informatie zal verstrekken (de ‘verstrekkende partij’) en dat deze informatie door een andere partij zal worden ontvangen (de ‘ontvangende partij’). Dit wordt bestempeld als een ‘eenzijdige’ NDA en vormt in de praktijk de meest voorkomende variant. Zoals de naam al doet vermoeden wordt er een eenzijdige verbintenis opgelegd aan de ontvangende partij om de informatie geheim te houden en niet met derden te zullen delen.
Indien partijen overeenkomen om over en weer vertrouwelijke informatie uit te wisselen, kunnen partijen ook in de NDA over en weer de verplichting aan gaan om elkaars informatie geheim te houden. In dat geval is er sprake van een ‘wederkerige’ NDA, waarbij beide partijen zowel de verstrekker als de ontvanger van geheime informatie zijn. In dat geval rust op beide partijen een verplichting om de geheime informatie niet te zullen delen met derden.
Doel
Indien partijen hebben besloten over het eenzijdige dan wel het wederkerige karakter van de NDA, is het belangrijk dat partijen nagaan met welk doel zij de NDA sluiten. Het doel dat partijen voor ogen staat is immers in grote mate bepalend voor de mate waarin de geheime informatie door één of beide partijen gebruikt zal mogen worden. Het is van belang om dit doel duidelijk in de NDA te omschrijven en vast te leggen dat de geheime informatie enkel gebruikt mag worden voor dit specifieke doeleinde.
Definities
De definities in een NDA omschrijven de begrippen die partijen in de NDA gebruiken en welke betekenis zij aan die begrippen wensen toe te kennen. Het formuleren van de juiste definities is van groot belang. Zo heeft met name de ontvangende partij baat bij definities die zo duidelijk mogelijk omschrijven welke informatie wél en welke informatie niet onder het bereik van de NDA valt. De informatie die buiten het bereik van de NDA valt is immers vrij te gebruiken door iedereen en het delen van die informatie met derden levert dan ook geen schending van de NDA op.
Vanuit het oogpunt van de verstrekkende partij geldt er een zeker spanningsveld tussen enerzijds het voldoende nauwkeurig omschrijven van de geheim te houden informatie en anderzijds het behouden van de vertrouwelijkheid van die informatie. Het is immers in het belang van de verstrekkende partij om de vertrouwelijke informatie zo geheim mogelijk te houden en aan zo min mogelijk personen te openbaren. De verstrekkende partij doet er daarom goed aan om zijn kennis en informatie ‘tot op zekere hoogte’ te specificeren in de NDA, met dien verstande dat de vertrouwelijkheid van die kennis en informatie gewaarborgd blijft.
Geheimhoudingsclausule
De geheimhoudingsclausule vormt een essentieel onderdeel van de NDA. Daarin is immers opgenomen welk gebruik van de geheime informatie wél is toegestaan en welk gebruik niet. Vaak wordt de geheimhoudingsclausule zo ‘breed’ mogelijk opgetuigd, zoals de volgende bepaling illustreert:
“partij x verplicht zich om zich te onthouden van (doen) openbaar maken, verveelvoudigen, ontwikkelen, produceren, bewerken, distribueren, ter beschikkingstellen of op enige andere wijze (doen) gebruiken of (doen) exploiteren van de informatie.”
Het is gebruikelijk om enkele uitzonderingen op de geheimhoudingsclausule op te nemen, zoals uitzonderingen ten aanzien van informatie waarmee de wederpartij al bekend is voorafgaand aan het sluiten van de NDA, of informatie die in het publieke domein valt. Die informatie is immers niet geheim en kan daarom ook niet door middel van het sluiten van een NDA worden beschermd.
Duur
De duur van de NDA bepaalt het moment waarop de NDA in werking treedt en het moment waarop partijen niet langer gebonden zijn aan de bepalingen die daarin zijn vervat. Het vaststellen van een geschikte duur voor de NDA is afhankelijk van een aantal omstandigheden.
Een te korte periode zal mogelijk onvoldoende zijn voor partijen om de doelstellingen te behalen die hen bij het sluiten van de NDA voor ogen staan, terwijl een te lange periode partijen onnodig kan belemmeren in de uitvoering van hun bedrijfsactiviteiten. Daarnaast geldt dat informatie op technologisch gebied (zoals software) binnen een relatief korte periode veroudert, waardoor het bedingen van een lange periode als overbodig kan worden gezien.
Boeteclausule
Het verdient de voorkeur om een boeteclausule te verbinden aan een schending van de geheimhoudingsclausule van de NDA. Een boeteclausule maakt duidelijk dat een schending van de NDA niet onbestraft zal blijven en zodoende bestaat er een incentive voor de wederpartij om zich ook daadwerkelijk aan de geheimhoudingsclausule van de NDA te houden.
In beginsel is de hoogte van het boetebedrag dat is verbonden aan een schending van de NDA arbitrair, maar gelet op de verstandhouding tussen partijen kan het raadzaam zijn om een redelijk boetebedrag in de NDA op te nemen. Bovendien zal een buitensporig hoog boetebedrag eerder voor matiging door de rechter in aanmerking komen dan een boetebedrag dat naar alle redelijkheid is vastgesteld. Om te voorkomen dat het bedrag dat is opgenomen in het boetebeding de geleden schade niet volledig dekt, is het mogelijk om een beding op te nemen op grond waarvan de werkelijk geleden schade kan worden verhaald.
Forum- en rechtskeuze
Ten slotte is van belang dat partijen in de NDA overeenkomen welk recht van toepassing is op de NDA en welke rechtbank bevoegd is om eventuele geschillen die uit de NDA voortvloeien te beslechten. Omdat een ‘normale’ gerechtelijke procedure vaak in het openbaar plaatsvindt, wordt in de praktijk vaak afgesproken om geschillen door arbitrage te laten beslechten.
Onze advocaten zijn u graag van dienst bij het opstellen, optimaliseren en beoordelen van NDA’s, geheimhoudingsbedingen en andere (rechts)maatregelen die u kunt treffen ter bescherming van uw vertrouwelijke informatie. Indien u vragen heeft in het kader van dit onderwerp, neem dan gerust contact op met een van onze specialisten.
