GIBIT2020 gelanceerd en hernoemd tot Gemeentelijke inkoop bij IT Toolbox: wat is er nieuw?

Recent is de nieuwe versie van de GIBIT gepubliceerd, de GIBIT2020. Of eigenlijk is er een hele "Gemeentelijke inkoop bij IT Toolbox" gepubliceerd, waar de nieuwe GIBIT onderdeel van uitmaken. Wat zijn de belangrijkste wijzigingen?

Toolbox

De toolbox bestaat naast de inkoopvoorwaarden (dus de GIBIT2020) uit een toelichting op die voorwaarden, de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen, de Overeenkomstengenerator, het Stappenplan aansprakelijkstelling leverancier, het Rekenblad schade aansprakelijkheid 1.2, het GIBIT VNG Forum en de Pleio groep GIBIT. Zie https://www.vngrealisatie.nl/gibit voor meer informatie over al die onderdelen van de Toolbox.

Pas toe of leg uit

Het idee is dat de Toolbox op het niveau "pas toe of leg uit" tot standaard wordt verheven. Er is uitdrukkelijk voor gekozen om de Toolbox als geheel op die lijst te plaatsen. Dat is dus inclusief bijvoorbeeld de overeenkomstengenerator.

Het achterliggende idee is dat de Toolbox als geheel voldoende flexibiliteit kent en daarmee ook van geval tot geval tot afdoende proportionele afspraken gekomen kan worden. Het sec alleen maar tot standaard verklaren van de inkoopvoorwaarden als zodanig werd als te star ervaren.

Een innovatieve benadering, zeker ook nu de contractgenerator immers dynamische uitkomsten zal kennen en ook nog nader bijgewerkt kan worden. 

Wijzigingen inkoopvoorwaarden

In de inkoopvoorwaarden (de GIBIT 2020) zijn de nodige wijzigingen doorgevoerd ten opzichte van de vorige versie (de GIBIT2016). Ik licht er enkele uit:

1. Vrijwel geen fatale termijnen. In versie 2016 waren bijna alle termijnen nog fataal. De 2020-versie verlaat dat uitgangspunt en bepaalt dat alleen een overeengekomen einddatum voor implementatie en data waarop de prestatie moet zijn aangepast aan gewijzigde wet- en regelgeving fataal zijn. 
   
   
2. Verheldering ICT-kwaliteitsnormen. Bij het vaststellen van van de GIBIT2016 was het idee nog dat in de softwarecatalogus van de VNG er kwaliteitsnormen per product(categorie) zouden worden vermeld. Dat kwam in de praktijk vervolgens niet goed van de grond, waardoor niet altijd helder was op welke normen nu werd gedoeld. De GIBIT2020 wijzen voor de kwaliteitsnormen nu naar een specifiek document. 
   
   
3. Verbreding coordinatie derden. De GIBIT2020 verklaart de bestaande coördinatiebepalingen rondom de ketentest bij de betrokkenheid van derde-leveranciers van overeenkomstige toepassing op de gehele implementatie. Dit verbreedt dus de plicht voor de leverancier om tijdig de juiste partijen "aan tafel" te krijgen. 
   
   
4. Oplossing patstelling acceptatietest derden. Juist bij de betrokkenheid van derde partijen is denkbaar dat een acceptatietest niet slaagt, terwijl dat niet aan de leverancier toerekenbaar is. Voorheen lag alleen vast dat in dat geval een overleg zou volgen om samen een oplossing te zoeken. De gevolgen omtrent acceptatie en facturatie waren echter niet helder. Daarom staat er nu dat de ketentest in dat geval geacht wordt te zijn geaccepteerd (zodat bijvoorbeeld facturatie kan plaatsvinden) en dat de acceptatieprocedure voor het overige wordt vervolgd (om een patstelling/stilstand te voorkomen). De reeds bestaande verplichting om te overleggen om te komen tot een oplossing is gehandhaafd.
   
   
5. Nuanceringen acceptatieprocedure. Er is toegevoegd dat acceptatie niet in de tweede ronde mag worden onthouden indien gebreken in de eerste ronde ontdekt hadden kunnen worden. Dat is dus leveranciersvriendelijk. Hier staat tegenover dat ingebruikname niet altijd meer acceptatie inhoudt. Indien de gemeente door vertragingen aan de zijde van leverancier min of meer wordt “gedwongen” de ICT Prestatie vroegtijdig in gebruik te nemen geldt dit namelijk niet langer als (impliciete) acceptatie. 
   
   
6. Nuanceringen onderhoud. Het onderscheid tussen gebreken en andere meldingen is verhelderd, er is verhelderd aan welke wet- en regelgeving de ICT Prestatie bij onderhoud moet blijven voldoen en ook voor onderhoud prevaleren voorwaarden van leveranciers van Derdenprogrammatuur. 
   
   
7. Vergoedingen versimpeld. Het oude onderscheid tussen allerlei soorten kosten is verlaten. 
   Er wordt nog slechts onderscheid gemaakt tussen eenmalige vergoedingen, periodieke vergoedingen en Derdenprogrammatuur. Meerwerk vergt instemming en de indexeringsberekening is versimpeld.
   
   
8. Geen IE-regime voor publiek gefinancierde werken. In de 2016-versie van de GIBIT stond een specifiek regime voor de IE-rechten op met publiek geld gefinancierde software. In de praktijk riep de constructie veel vragen op en bleek het niet echt in een behoefte te voorzien. De constructie is verwijderd in de gedachte dat het beter is deze specifieke situatie in specifieke omstandigheden te regelen.
   
   
9. Aansprakelijkheid. De artikel omtrent aansprakelijkheid is versimpeld. In plaats van een lijst schadeposten, wordt thans hetzelfde onderscheid gemaakt als in de ARBIT gebeurt. Wel is het maximum wat anders geformuleerd, mede gelet op feedback van leveranciers. 
   
   
10. Clausules exit-werkzaamheden verhelderd. Bij de diverse exit-werkzaamheden zijn de bepalingen onderling in overeenstemming gebracht en is verhelderd wanneer wel/niet meerwerk in rekening kan worden gebracht.
    
    
11. Privacy conform BIG. In de GIBIT2016 stonden allerlei bepalingen in verband met de verwerking van persoonsgegevens. In de GIBIT2020 wordt eenvoudig verwezen naar de model verwerkersovereenkomst van de VNG.

Bovenliggende overeenkomst

De inkoopvoorwaarden zijn abstracte, generieke bepalingen die in veel verschillende situaties van toepassing zijn. Dat maakt logischerwijs dat niet altijd iedere bepaling even goed past op een specifieke situatie.

Het was dan ook, ook in 2016, altijd al zo dat in de bovenliggende overeenkomst nadere en afwijkende afspraken kunnen worden gemaakt.

In de 2020-versie krijgt het belang van genuanceerde, passende en proportionele afspraken nog wat meer nadruk, met name door het tevens aanbieden van de contractengenerator en de overige hulpmiddelen uit de Toolbox als geheel. Gemeenten dienen met die hele Toolbox in de hand tot een afdoende redelijke set afspraken te komen. 

GIBIT en aanbestedingen

Bij aanbestedingen zal dit praktisch gezien bijvoorbeeld kunnen betekenen dat voorafgaand aan de aanbesteding met de generator een conceptversie van de overeenkomst wordt gemaakt, die vervolgens als een van de documenten waarover vragen kunnen worden gesteld bij de aanbestedingsstukken wordt gevoegd. Dat biedt dan alle inschrijvers de kans om met concrete wijzigingsvoorstellen op die conceptovereenkomst te komen. 

Betrokkenheid Dirkzwager

Volledigheidshalve merk ik op dat wij betrokken zijn geweest bij het herzien van de GIBIT2020.

Vragen, opmerkingen?

Mocht u vragen hebben over de GIBIT-voorwaarden, dan hoor ik uiteraard graag.