De ontwikkelingen rond het coronavirus, COVID-19, gaan razendsnel. In ons kennisportal over het coronavirus vindt u onze juridische artikelen en andere relevante content. Bekijk het kennisportal

  1. Home
  2. Kennis
  3. Artikelen
  4. Herijken van IT-contracten: 5 tips hoe heronderhandelingen aan te vliegen

Herijken van IT-contracten: 5 tips hoe heronderhandelingen aan te vliegen

Momenteel worden door steeds meer organisaties lopende IT-contracten tegen het licht gehouden. Dit kan te maken hebben met het noodzakelijkerwijs moeten snijden in kosten, maar net zo goed kan het gaan om het wijzigingen van functionaliteiten of tooling (bijvoorbeeld snel implementeren en uitrollen van Microsoft Teams of Zoom om online vergaderingen te houden). Passen de afspraken daar nog wel bij ? Ligt de focus nog goed? Kan ik snijden in de kosten? In deze blog geef ik 5 praktische tips hoe je dit zou kunnen aanvliegen. Er kan meer dan u denkt.
Auteur artikelErnst-Jan van de Pas
Gepubliceerd01 mei 2020
Laatst gewijzigd06 mei 2020
Leestijd 

Als uitgangspunt geldt uiteraard dat lopende IT-contracten moeten worden nagekomen zoals ze zijn afgesloten. Als een van partijen daar aanpassingen in wil aanbrengen dan moet over die aanpassing overeenstemming ontstaan wil die aanpassing tussen partijen gelden (aanbod en aanvaarding daarvan). Dat betekent dus dat alle contractpartijen die aanpassing moeten accepteren. Dit zal doorgaans leiden tot onderhandelingen.

Heronderhandelen is zoeken naar nieuwe balans 

De ene partij wil een verandering, de andere partij wil daar iets tegenover gesteld zien. Een beroep doen op overmacht (ik kan niet meer het volle pond betalen) zal hier ook niet helpen omdat daardoor (als dat al lukt) juist weer zorgt voor een disbalans in de verhoudingen tot partijen. Waarom zou een leverancier wel 100% willen doorleveren als de afnemer slechts bereid is om 50% te betalen daarvoor. In plaats daarvan is het veel zinniger om te zoeken naar een nieuwe balans door onderhandelingen te starten.

Bij onderhandelingen is altijd veel aandacht voor tegenover elkaar staande belangen: denk aan de kosten voor de afnemer en de opbrengsten voor de leverancier (licentie, servicevergoedingen e.d.). Hier op in zoomen door te stellen: “ik wil minder betalen” zal daardoor niet leiden tot een instemmende reactie van de leverancier om de simpele reden dat dat niet in zijn belang is.

Hieronder treft u 5 tips hoe u die onderhandelingen het beste kunt aanvliegen.

Tip 1: Must haves en nice to haves

Welke IT-diensten heeft u echt nodig (must have) en welke IT-diensten zijn niet essentieel maar hooguit prettige (nice to have)? Dit huiswerk is nodig om ergens in de onderhandelingen water bij de wijn te kunnen doen (zie hierna). Is het bijvoorbeeld noodzakelijk om alle diensten tegen dezelfde prestatieniveaus voort te laten zetten? Zijn alle IT-diensten die geleverd worden noodzakelijk, kan het een onsje minder? Moet het juist een onsje meer?

Tip 2: Zoek naar een gemeenschappelijke deler van de belangen van partijen

Die gemeenschappelijke deler is bijvoorbeeld gelegen in de continuering van de bestaande dienstverlening. Het is in het belang van beide partijen dat die dienstverlening wordt voortgezet: de afnemer is in meer of mindere mate afhankelijk van die IT-diensten, maar de IT-leverancier is weer afhankelijk van de nakoming van de betalingsverplichtingen van de afnemer omdat hij op zijn beurt weer toeleveranciers heeft die hij moet betalen (hostingpartijen, datacenters, of onderaannemers). Dus: focus op voortzetting van de overeenkomst.

Tip 3: Zoek naar communicerende vaten

Als de afnemer minder wil betalen dan moet daar iets tegenover staan. 100% van de diensten geleverd blijven krijgen tegen 50% van de kosten gaat niet. Tegelijkertijd is het doorgaans ook niet mogelijk om terug te gaan tot 50% van de functionaliteiten. Zoek dan naar de juiste communicerende vaten. De leverancier kan investeringen hebben gepleegd die hij met dit contract wilde kunnen terugverdienen of het wil een marge maken om investeringen in doorontwikkeling van een productlijn te kunnen blijven financieren. Investeringen kun je ook over een langere periode terugverdienen, maar dan zou bijvoorbeeld de duur van de overeenkomst verlengd kunnen worden. Wellicht dat de eisen rondom doorontwikkeling naar beneden bijgesteld kunnen worden? Heb je wel alle diensten uit de SLA nodig of kun je in plaats van met een Platinum abonnement met een Gold of Silver abonnement ook wel uit de voeten.

Tip 4: Zoek praktische oplossingen

Zoek hierbij vooral naar praktische oplossingen gericht op het weer in balans brengen van het contract. In veel gevallen is een SLA vooral een document van beloften waarin de leverancier zich tot het uiterste zal inspannen om een beschikbaarheid van 99,9% te halen. Daartegenover staat een abonnementsvergoeding (vaak per maand). Je kunt je afvragen of je daar veel aan hebt. In veel gevallen staat op de niet naleving een boete. Daar schiet een afnemer meestal niets mee op. Je kunt beter zorgen dat er afspraken worden gemaakt over concrete uitwijkmogelijkheden (ter voorkoming van discontinuïteit) of backup omgevingen. Dit maakt het al een stuk eenvoudiger uit te leggen dat een afnemer concreet ergens voor betaalt.

Tip 5: Wees transparant

Wees open en transparant over de belangen en zorgen die er over en weer zijn en probeer daar een voor beide partijen acceptabele nieuwe balans in te zoeken. Dit kan uitmonden in tijdelijk lagere licentievergoedingen maar wel een langer durend contract.

Vragen? Hulp nodig?

Loopt u nu ergens tegenaan bij het herijken van IT-contracten? Wilt u hulp bij het bepalen van wat wel en niet mogelijk is? Neem gerust contact op, u vindt mijn contactgegevens op mijn profielpagina.