Overstappen van papieren naar elektronische bedrijfsvoering

Veel ondernemers en organsiaties hebben een omvangrijk papieren archief en zoeken naar mogelijkheden om hier slimmer mee om te gaan. Het digitaliseren van het archief lijkt in dat kader een mogelijke oplossing. Een digitaal archief neemt immers minder ruimte in en maakt gegevens eenvoudiger vindbaar. Er zijn echter enkele juridische randvoorwaarden aan digitalisering verbonden.

Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren en de gegevens daarin voor de duur van zeven jaar te bewaren. De wet verplicht u om "alles betreffende uw bedrijf of beroep" te bewaren waaruit kan blijken wat uw rechten en verplichtingen zijn, evenals alle gegevens die relevant (kunnen) zijn voor de belastingheffing. Daarmee dient u dus niet alleen zaken als contracten, factureren en documenten afkomstig van (overheids)instanties goed te bewaren. Het kan ook van belang zijn om bepaalde brieven, e-mails en zelfs reclamefolders voor de duur van zeven jaar te bewaren. Dit leidt in de praktijk al snel tot een omvangrijk archief.

Wanneer u wenst over te stappen op een digitaal archief, zult u met diverse juridische randvoorwaarden rekening moeten houden. Zo is de bewijskracht van een scan van een document niet zo groot als de bewijskracht van het originele document. Dat betekent dat wanneer u nu besluit al uw papieren in te scannen en vervolgens te vernietigen, u mogelijk over enkele jaren in een eventuele procedure voor de rechter in discussie komt over de echtheid van de scan. Dit zou vervelende juridische gevolgen kunnen hebben.

Een ander aspect om rekening mee te houden is dat nagenoeg ieder document dat u digitaliseert persoonsgegevens zal bevatten. Dat betekent dat de digitalisering zal moeten voldoen aan de (strenge) eisen uit de privacywetgeving. Die privacywetgeving stelt bijvoorbeeld grenzen aan de maximale bewaarduur van gegevens. Ook zult u passende beveiligingsmaatregelen moeten treffen, zowel technisch (software) als organisatorisch (beleid). Mogelijk ook dat u uw digitale archief moet melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Op overtreding van de privacywetgeving staan boetes gesteld. Ook zou door middel van zogenaamde "bestuursdwang" handhavend opgetreden kunnen worden door het College Bescherming Persoonsgegevens.

Wanneer u bent overgestapt op een digitaal archief, wilt u wellicht ook de volgende stap zetten en voortaan volledig elektronisch gaan werken. Waarom immers eerst documenten uitprinten en deze vervolgens inscannen voor uw digitale archief, wanneer u in plaats daarvan het elektronische bestand rechtstreeks in het digitaal archief kunt zetten? Voor die overstap naar volledig elektronisch werken moet echter wel aan enige juridische randvoorwaarden worden voldaan.

Zo zult u aan bepaalde randvoorwaarden moeten voldoen om elektronisch te kunnen contracteren.

Wanneer u elektronische documenten wilt ondertekenen, heeft u daarvoor een zogenaamde "elektronische handtekening" nodig. Die handtekening zal, mede afhankelijk van het doel waarvoor u deze wilt gebruiken, aan bepaalde (technische) eisen moeten voldoen.

Ook vereist de wet in bepaalde gevallen dat u stukken in schriftelijke vorm opmaakt. Er is echter ook wetgeving waaruit volgt dat waar "schriftelijk" in de wet staat meestal ook "elektronisch" gelezen mag worden. Dit betekent vaak wel dat het elektronische bestand aan enkele (nadere) eisen zal moeten voldoen.

Iets soortgelijks geldt bijvoorbeeld ook voor facturen. Wanneer u wilt overstappen op elektronisch factureren, dan zult u ervoor moeten zorgen dat uw elektronische facturen aan de betreffende specifieke eisen uit de belastingwetgeving voldoen.

Wanneer u uw bestanden in een correct bestandsformaat opslaat en ondertekent met een juist type elektronische handtekening, dan komt aan dit bestand in een eventuele procedure bovendien dwingende bewijskracht toe. Vooraf investeren in deze voorzieningen kan u dus later voordeel opleveren bij een juridisch geschil.

Digitalisering biedt veel kansen. Het is tegelijk wel zaak de juridische randvoorwaarden goed in acht te nemen, teneinde te voorkomen dat u door digitalisering in een slechtere juridische positie terecht zou komen.

Op 28 april 2011 vindt een [intlink id="4467" type="post"]Workshop Digitalisering[/intlink] plaats bij Dirkzwager. Tijdens deze workshop wordt uitgebreid ingegaan op zowel de juridische randvoorwaarden als de technische en organisatorische aandachtspunten bij digitalisering. Voor meer informatie klikt u op de titel van de workshop in de rechter balk of klikt u [intlink id="4467" type="post"]hier[/intlink].