Procuratie: vergeet uw procuratiebesluit/volmacht niet.

Binnen een N.V. of B.V. kan naast de directie aan procuratiehouders bevoegdheid tot vertegenwoordiging worden toegekend. Dat kan expliciet in de statuten van een vennootschap worden omschreven, maar veelal worden de bevoegdheden eerst toegekend bij de benoeming van de desbetreffende procureur. Ondernemers volstaan vaak met het inschrijven van de procuratiehouder als algemeen of beperkt gevolmachtigde in het handelsregister. Dat is echter onvoldoende.

De benoeming van een procuratiehouder geschiedt door de directie van de vennootschap. Daartoe dient een besluit door de directie te worden genomen. In dat besluit, dan wel in een afzonderlijke procuratie/volmacht zullen de bevoegdheden van de procuratiehouders moeten worden vermeld.

Het opnemen van de beperkingen van de procuratie kunnen bijvoorbeeld liggen in de hoogte van het bedrag waarover de procuratiehouder bevoegd is of in het soort handelingen dat een procuratiehouder mag verrichten.

Daarbij is van belang dat artikel 3:62 lid 2 BW bepaalt, dat indien de procuratiehouder ook beschikkingsbevoegd dient te zijn dit in de volmacht/procuratiebesluit moet zijn opgenomen.

Daarenboven dient men zich te realiseren, dat indien een procuratiehouder ook bevoegd is om bijvoorbeeld een hypotheek te vestigen, de daartoe bestemde volmacht in een notariële volmacht moet worden opgenomen (3: 260 lid 3 BW). Is dat niet gebeurd, dan zal men moeten terugvallen op de statutaire vertegenwoordigers van de vennootschap.

Vanzelfsprekend kan een procuratiebesluit ook verwijzen naar een door de directie vastgestelde procuratieregeling waarin de bevoegdheden van procuratiehouders (al dan niet per categorie) zijn vastgelegd.