Administratie- en bewaarplicht
Onderdeel van het referentschap is de administratie- en bewaarplicht. Naar gelang het type arbeid moet de referent de documenten en/of informatie over de vreemdeling (digitaal of op papier) in zijn administratie hebben en bewaren, gedurende vijf jaar na einde dienstverband van de vreemdeling. Als de IND hierom vraagt, moet de (erkend) referent deze gegevens laten zien.
In artikelen 4.28 en 4.32 t/m 4.36 van het Voorschrift Vreemdelingen (VV) en artikel 4.53 Vreemdelingenbesluit staan per verblijfsdoel welke gegevens de (erkend) referent moet bewaren. Zo omvat de administratieplicht van een referent van een vreemdeling die in Nederland verblijft of wil verblijven in het kader van uitwisseling:
- de tussen de au pair en gastgezin overeengekomen dagindeling
- de naam en het adres van de hoofdpersonen van alle gastgezinnen waarbij de vreemdeling verblijft of heeft verbleven, de periode waarin de vreemdeling bij deze gastgezinnen heeft verbleven en de gezinssamenstelling van deze gastgezinnen
- bewijsmiddelen waaruit blijkt dat het gastgezin, voor zover het een gastgezin van een au pair betreft, zelfstandig en duurzaam beschikt over voldoende duurzame middelen van bestaan
- de door het gastgezin en au pair ondertekende bewustverklaring
- de overeenkomst bedoeld in artikel 14 lid 1 sub a van richtlijn (EU) 2016/801, indien de vreemdeling Europees Vrijwilligerswerk gaat verrichten
- de door de vreemdeling ingevulde en ondertekende antecedentenverklaring
Daarnaast neemt de referent met betrekking tot de nakoming zijn verplichtingen en zijn positie in de administratie op:
- een overzicht van de meldingen van de vreemdeling aan de referent over het gastgezin en de gevolgen die hij daaraan heeft verbonden
- een overzicht van de inspanningen die de referent heeft gepleegd opdat de au pair en het gastgezin de overeengekomen afspraken in de dagindeling nakomen
- een overzicht waaruit blijkt op welke wijze de referent opgetreden heeft bij problemen, misstanden, misbruik of noodsituatie
- een overzicht van de inspanningen die de referent heeft gepleegd om zich te vergewissen van het welzijn en welbevinden van de vreemdeling
- het door de Minister goedgekeurde uitwisselingsprogramma
Ieder overzicht moet voorzien zijn van data en handelingen.
De administratieplicht van een referent van een vreemdeling die in Nederland verblijft of wil verblijven in het kader van seizoenarbeid omvat het opnemen in de administratie van:
- een verklaring van de vreemdeling dat hij/zij voorafgaand aan de aanvraag gedurende tenminste veertien weken buiten Nederland heeft verbleven
- de originele tewerkstellingsvergunning (TWV)
- de arbeidsovereenkomst waaruit de duur en aard van het dienstverband en het overeengekomen inkomen blijken
- de loonspecificaties
De administratieplicht van een referent van een vreemdeling die in Nederland verblijft of wil verblijven in het kader van lerend werken omvat het opnemen in de administratie van:
- de overeenkomst voor lerend werken, het leerplan of het stageprogramma waaruit de duur en de aard van het dienstverband of de stage en de overeengekomen onkostenvergoeding blijken;
- de loonspecificaties of de specificaties van de stagevergoeding
- de originele TWV óf het aanvullend document van de gecombineerde vergunning verblijf en arbeid (GVVA)
- de stageovereenkomst bedoeld in artikel 13 lid 1, sub a en i tot en met v van richtlijn (EU) 2016/801
- een door de vreemdeling ingevulde en ondertekende antecedentenverklaring, indien de referent erkend is
De administratieplicht van een referent van een vreemdeling die in Nederland verblijft of wil verblijven in het kader van arbeid in loondienst omvat het opnemen in de administratie van:
- de originele TWV óf het aanvullend document van de GVVA
- de arbeidsovereenkomst of het aanstellingsbesluit waaruit de duur en de aard van het dienstverband en het overeengekomen inkomen blijken
- de loonspecificaties
- een door de vreemdeling ingevulde en ondertekende antecedentenverklaring, indien de referent erkend is
De administratieplicht van een referent van een vreemdeling die in Nederland verblijft of wil verblijven in het kader van arbeid als kennismigrant of als houder van de Europese blauwe kaart omvat het opnemen in de administratie van:
- de arbeidsovereenkomst of het aanstellingsbesluit waaruit de duur en de aard van het dienstverband en het overeengekomen inkomen blijken
- loonspecificaties waaruit blijkt dat de vreemdeling na toelating aan het looncriterium voldoet of, indien het looncriterium niet van toepassing is, zelfstandig en duurzaam over voldoende middelen van bestaan beschikt
- een bewijs van inschrijving in het opleidingsregister van de Medisch Specialisten Registratie Commissie, de Sociaal-Geneeskundigen Registratie Commissie of de Huisarts en Verpleeghuisarts Registratie Commissie in het geval de vreemdeling een arts in opleiding tot specialist is
- de voor de desbetreffende sector benodigde getuigschriften van hoger onderwijs in de zin van artikel 2 sub h van richtlijn 2009/50/EG, voor zover de vreemdeling in Nederland verblijft of wil verblijven als houder van de Europese blauwe kaart en een gereglementeerd beroep uitoefent;
- een door de vreemdeling ingevulde en ondertekende antecedentenverklaring, indien de referent erkend is
- documenten die aantonen hoe u uw zorgplicht als erkend referent bent nagekomen. Bijvoorbeeld een kopie van het cv van de vreemdeling, de stukken over de sollicitatie en een kopie van de door de vreemdeling ondertekende brochure ‘Coming to work in the Netherlands’ als bewijs dat u deze aan de vreemdeling heeft uitgereikt
De administratieplicht van een referent van een vreemdeling die in Nederland verblijft of wil verblijven in het kader van een overplaatsing binnen een onderneming omvat het opnemen in de administratie van:
- arbeidsovereenkomst met de buiten de Europese Unie gevestigde onderneming en de opdrachtbrief van de werkgever of, indien de vreemdeling een trainee-werknemer is, de trainee-overeenkomst;
- (loon)specificaties waaruit blijkt dat de vreemdeling na toelating een arbeidsplaats vervult van welke de arbeidsvoorwaarden, arbeidsverhoudingen of arbeidsomstandigheden ten minste op het niveau dat wettelijk vereist is en in de desbetreffende bedrijfstak gebruikelijk is, liggen;
- een bewijs van inschrijving in het opleidingsregister van de Medisch Specialisten Registratie Commissie, de Sociaal-Geneeskundigen Registratie Commissie of de Huisarts en Verpleeghuisarts Registratie Commissie in het geval de vreemdeling een arts in opleiding tot specialist is;
- de voor de desbetreffende sector benodigde getuigschriften van hoger onderwijs in de zin van artikel 2 sub h van de Algemene wet erkenning EU-beroepskwalificaties, voor zover de vreemdeling een gereglementeerd beroep in de zin van artikel 5 van die wet uitoefent;
- de door de vreemdeling ingevulde en ondertekende antecedentenverklaring, indien de referent erkend is;
- een kopie van het geldige paspoort van de vreemdeling;
- de originele TWV óf het aanvullend document van de GVVA.
De administratieplicht van een referent van een vreemdeling die in Nederland verblijft of wil verblijven in het kader van onderzoek in de zin van richtlijn (EU) 2016/801 omvat het opnemen in de administratie van:
- de gastovereenkomst bedoeld in artikel 10 van richtlijn (EU) 2016/801
- een kopie van het passend diploma van hoger onderwijs dat toegang geeft tot doctoraal programma’s
- de eigen verklaring waaruit blijkt dat de vreemdeling zelfstandig en duurzaam beschikt over voldoende middelen van bestaan en de bewijsmiddelen die daaraan ten grondslag liggen
- de door de vreemdeling ingevulde en ondertekende antecedentenverklaring
Ook dient de erkend referent kenbaar te maken op welke plek de administratie wordt bewaard (artikel 4.41 VV). Indien het bewaaradres wordt gewijzigd, moet dit nieuwe adres binnen twee weken na de wijziging doorgegeven worden aan de IND door middel van het wijzigingsformulier (zie blog III over de informatieplicht).
Heeft u vragen?
Heeft u een vraag omtrent de zoektocht naar arbeidskrachten over de grens en/of de daarbij behorende verplichtingen? Neem dan contact met ons op.
