In deze artikelenreeks gaan wij in op de verschillende aspecten van algemene voorwaarden en staan wij stil bij diverse belangrijke aandachtspunten. Zo is niet alleen de inhoud van algemene voorwaarden belangrijk, maar vooral ook hoe ze worden gebruikt. In dit artikel staat het deponeren van algemene voorwaarden centraal.
Deponeren: niet verplicht, (heel soms) wel handig
Uw algemene voorwaarden kunnen bij twee instanties worden gedeponeerd: bij de griffie van de rechtbank en bij de Kamer van Koophandel. Met enige regelmaat wordt de vraag gesteld of het deponeren van algemene voorwaarden bij een van deze instanties verplicht is. Dat is niet zo; er bestaat geen verplichting tot het deponeren van algemene voorwaarden. Wel kan het deponeren van algemene voorwaarden handig zijn, in sommige gevallen.
Gebruiksgemak
Een veelgehoord voordeel van het deponeren van algemene voorwaarden is dat deze door uw contractspartij kunnen worden opgevraagd wanneer en zodra deze partij dat nodig of gewenst vindt. Door het toenemende gebruik van internet heeft deze functie van deponeren afgelopen decennia wel sterk aan relevantie ingeboet. De meeste ondernemingen vermelden de algemene voorwaarden tegenwoordig op hun website, waar deze altijd zijn te raadplegen.
Bewijsfunctie
Een ander veelgehoord voordeel van het deponeren van algemene voorwaarden is dat het kan dienen als “bewijs” bij het aantonen welke (versie van de) algemene voorwaarden van toepassing waren op het moment dat de overeenkomst tot stand kwam. Dit is bijvoorbeeld relevant als u verschillende algemene voorwaarden hanteert of als uw algemene voorwaarden (met regelmaat) worden aangepast. Bij een aanpassing van de algemene voorwaarden wordt nogal eens de versie zoals die op de website van een onderneming staat gewijzigd zonder dat de oude versie raadpleegbaar blijft. Daardoor kan onduidelijkheid ontstaan over hoe de algemene voorwaarden luidden vóór de aanpassing, bijvoorbeeld in het geval de destijds ter hand gestelde algemene voorwaarden niet meer voorhanden zijn.
Informatieplicht
Een derde veelgehoord voordeel van het deponeren van algemene voorwaarden is dat door de verwijzing naar een deponering kan worden voldaan aan de informatieplicht van artikel 6:233 onder b BW. Bij de van toepassing verklaring van algemene voorwaarden wordt dan ook weleens volstaan met enkel een verwijzing naar de deponering, zonder dat de algemene voorwaarden ter hand worden gesteld. Let op: het deponeren van algemene voorwaarden en de enkele verwijzing daarnaar betekent niet dat u zonder meer aan uw informatieplicht hebt voldaan!
Als het ter hand stellen van algemene voorwaarden écht niet mogelijk is, dan kan volgens artikel 6:234 lid 1 BW aan de informatieplicht worden voldaan door aan te geven dat de algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel of de griffie van een rechtbank. De gevallen waarin dit afdoende is, zijn echter eerder uitzondering dan regel. Gedacht kan worden aan een overeenkomst die per telefoon wordt gesloten. In dat geval is het niet mogelijk om de algemene voorwaarden op een andere wijze ter hand te stellen en kan worden volstaan met een verwijzing naar de deponering.
Overigens mogen de algemene voorwaarden in dat geval ook bij uw eigen onderneming ter inzage liggen. Er is dus (alsnog) geen sprake van een verplichting tot deponeren. Bij een kennisgeving over de inzagemogelijkheid of deponering moet voorts worden medegedeeld dat de algemene voorwaarden op verzoek van de wederpartij kosteloos en onverwijld worden toegezonden. Wordt niet aan dat verzoek van de wederpartij voldaan, dan is alsnog niet aan de informatieplicht voldaan. Meer weten over de informatieplicht bij het hanteren van algemene voorwaarden? Zie dan ons voorgaande artikel over de toepasselijkheid en het gebruik van algemene voorwaarden.
Hoe en waar uw algemene voorwaarden deponeren?
Zoals eerder aangegeven, kunnen uw algemene voorwaarden worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en de griffie van de rechtbank. Op de websites van de Kamer van Koophandel en de rechtspraak zijn uitgebreide beschrijvingen te vinden over hoe u uw algemene voorwaarden kunt deponeren. Aan het deponeren van algemene voorwaarden zijn kosten verbonden.
Deponeren bij de Kamer van Koophandel
Het deponeren van algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel kost € 18,00 (prijspeil 2022) per document per kalenderjaar. Ieder document telt als een aparte deponering. Hanteert u verschillende soorten algemene voorwaarden of zijn uw algemene voorwaarden ook vertaald in een andere taal? Dan geldt dat als een aparte deponering. Na deponering kan eenieder uw algemene voorwaarden opvragen via het KvK-nummer of de bedrijfsnaam en vestigingsplaats van uw onderneming. Vermeld daarom het KvK-nummer of de adresgegevens van uw onderneming in de verwijzing naar uw algemene voorwaarden. Het opvragen van gedeponeerde algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel kost € 15,40 (prijspeil 2022).
Deponeren bij de rechtbank
Voor het deponeren van algemene voorwaarden bij de rechtbank betaalt u griffierecht. Dit griffierecht bedraagt € 134,00 (prijspeil 2022). Ook bij de rechtbank dienen verschillende soorten algemene voorwaarden afzonderlijk te worden gedeponeerd. Na het deponeren ontvangt u een depotnummer. Daarmee kan eenieder uw algemene voorwaarden bij de rechtbank opvragen. Vermeld daarom het depotnummer in de verwijzing naar uw algemene voorwaarden. Het opvragen van de algemene voorwaarden bij de rechtbank is kosteloos.
Brengt u een wijziging aan in uw gedeponeerde algemene voorwaarden? Dan is van belang dat u de gewijzigde versie opnieuw deponeert (hoe klein de wijziging ook is), zodat altijd de meest actuele versie kan worden opgevraagd.
Let op: De Kamer van Koophandel en de griffie van de rechtbank controleren (de inhoud van) uw algemene voorwaarden niet. Het enkele feit dat algemene voorwaarden zijn gedeponeerd, zegt dus niets over de inhoudelijke kwaliteit en rechtsgeldigheid daarvan.
Meer weten over algemene voorwaarden?
Houd dan deze artikelenreeks in de gaten. In het volgende artikel wordt stilgestaan bij de vernietigbaarheid van algemene voorwaarden indien niet aan de informatieplicht is voldaan.
Algemene voorwaarden laten opstellen of controleren?
Heeft u nog geen algemene voorwaarden en wilt u graag algemene voorwaarden laten opstellen? Of heeft u al algemene voorwaarden en wilt u weten of deze juridisch in orde zijn? Neem dan vrijblijvend contact op met Dylan Goossens of Iris van Geel. Aan de hand van de door u verstrekte informatie, zorgen wij ervoor dat uw algemene voorwaarden aansluiten bij uw onderneming en bedrijfsactiviteiten.
