Mochten twee partijen in geschil raken en er niet uitkomen, dan komt dat geschil in meerdere gevallen tot een rechtszaak. In dergelijke situaties geeft het bewijsrecht regels over onder andere de waardering van bewijs door de rechtbank. De waardering van en daarmee ook de regels rondom bewijs kunnen in een rechtszaak bepalend zijn voor de uitspraak.
Reden om hierna (in hoofdlijnen) in te gaan op die regels omtrent bewijs. En dan specifiek het samenhangende digitaliseringsvraagstuk: kunnen originele stukken zonder meer gedigitaliseerd worden zonder geldigheid te verliezen? En kunnen er elektronisch handtekeningen gezet worden binnen het bedrijf, zodat ook de elektronisch gesloten overeenkomst achteraf geldig zijn?
Hoofdregel: vrij bewijs met alle middelen
Algemeen geldt dat bewijs in het burgerlijk recht geleverd kan worden door alle middelen, op grond van artikel 152 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv).
Schriftelijke, ondertekende stukken, worden in dat kader ‘akten’ genoemd (artikel 156 lid 1 Rv). Dat maakt dat documenten als contracten, offertes, bestelformulieren etc. allemaal (mits ondertekend) te beschouwen zijn als zogenaamde ‘onderhandse akten’ op grond van lid 3 van artikel 156 Rv. Van onderhandse akten gaat in principe dwingende bewijskracht uit. Dwingende bewijskracht wil zeggen dat de rechter in dat geval verplicht is de inhoud van die akten voor waar aan te nemen (artikel 151 lid 1 Rv).
Dwingende bewijskracht alleen in het origineel gelegen
De wet bepaalt uitdrukkelijk dat alleen van originele akten bewijskracht uit gaat en dus niet van kopieën ervan.
Ook een kopie of scan is echter geldig bewijs (vrij bewijs met alle middelen), en kan worden ingebracht als bewijs in rechtszaak. Aan de scan of kopie komt echter minder bewijskracht toe dan aan het origineel. Namelijk geen dwingende bewijskracht. De wederpartij kan zich verweren met de stelling dat de inhoud van het stuk niet juist is. Het is dan aan de rechter om over standpunten en argumenten van beide partijen te oordelen. Omdat een scan of kopie eenvoudig te vervalsen is zal, naar onze inschatting, de rechter een dergelijk verweer in beginsel serieus nemen.
Daarbij moet echter de opmerkingen worden gemaakt in de praktijk dwingend bewijs lang niet altijd een issue is. De normale gang van zaken is juist dat in een procedure (alleen maar) kopieën van documenten worden overgelegd. Bewijs kan dan ook – hoofdregel – worden geleverd door alle middelen. Zolang de wederpartij niet overgaat tot betwisten, komt in praktische zin aan de kopie meestal evenveel waarde toe als aan het origineel toe.
Het advies voor organisaties is dan ook: risicoafweging. Daarbij is het aan te raden om op die afweging gebaseerd beleid in de hele organisatie in te voeren. Bijvoorbeeld alleen bij stukken van zeer groot belang wordt de organisatie dan ingericht op het bewaren van originelen.
Een digitaal origineel kan ook
Er bestaat overigens ook de mogelijkheid om aan digitale gegevens dwingende bewijskracht toe te kennen. Hiervoor is in het kost vereist dat de gegevens zijn opgeslagen op een duurzame drager en dat deze ondertekend zijn met een elektronische handtekening.
Een ‘duurzame drager’ wil zeggen dat de inhoud toegankelijk moet blijven voor toekomstig gebruik en dat een ongewijzigde reproductie van de inhoud mogelijk moet zijn. Er moet dus gekozen worden voor een duurzaam bestandsformaat.
De wetgever heeft niet bepaald welk type elektronische handtekening vereist is voor een digitaal origineel. (Zie meer over de verschillende typen bijvoorbeeld hier .) Volgens de minister hangt dit af van het doel waarvoor de elektronische gegevens worden gebruikt en ‘alle overige omstandigheden van het geval’.
Dit betekent dat bij digitale (originele) bewijsstukken, de wederpartij in een geschil meer discussieruimte heeft dan bij papieren bewijsstukken. Immers, hij kan niet alleen de geldigheid van de handtekening stellig betwisten, maar hij kan ook betwisten dat het gekozen bestandsformaat niet voldoende duurzaam is en/of dat het gekozen type elektronische handtekening in deze omstandigheden niet geschikt is voor het beoogde doel.
Uiteraard zijn wij altijd bereid mee te denken bij het maken van een risicoafweging op dit onderwerp en/of het opstellen van organisatiebeleid.
Reden om hierna (in hoofdlijnen) in te gaan op die regels omtrent bewijs. En dan specifiek het samenhangende digitaliseringsvraagstuk: kunnen originele stukken zonder meer gedigitaliseerd worden zonder geldigheid te verliezen? En kunnen er elektronisch handtekeningen gezet worden binnen het bedrijf, zodat ook de elektronisch gesloten overeenkomst achteraf geldig zijn?
Hoofdregel: vrij bewijs met alle middelen
Algemeen geldt dat bewijs in het burgerlijk recht geleverd kan worden door alle middelen, op grond van artikel 152 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv).
Schriftelijke, ondertekende stukken, worden in dat kader ‘akten’ genoemd (artikel 156 lid 1 Rv). Dat maakt dat documenten als contracten, offertes, bestelformulieren etc. allemaal (mits ondertekend) te beschouwen zijn als zogenaamde ‘onderhandse akten’ op grond van lid 3 van artikel 156 Rv. Van onderhandse akten gaat in principe dwingende bewijskracht uit. Dwingende bewijskracht wil zeggen dat de rechter in dat geval verplicht is de inhoud van die akten voor waar aan te nemen (artikel 151 lid 1 Rv).
Dwingende bewijskracht alleen in het origineel gelegen
De wet bepaalt uitdrukkelijk dat alleen van originele akten bewijskracht uit gaat en dus niet van kopieën ervan.
Ook een kopie of scan is echter geldig bewijs (vrij bewijs met alle middelen), en kan worden ingebracht als bewijs in rechtszaak. Aan de scan of kopie komt echter minder bewijskracht toe dan aan het origineel. Namelijk geen dwingende bewijskracht. De wederpartij kan zich verweren met de stelling dat de inhoud van het stuk niet juist is. Het is dan aan de rechter om over standpunten en argumenten van beide partijen te oordelen. Omdat een scan of kopie eenvoudig te vervalsen is zal, naar onze inschatting, de rechter een dergelijk verweer in beginsel serieus nemen.
Daarbij moet echter de opmerkingen worden gemaakt in de praktijk dwingend bewijs lang niet altijd een issue is. De normale gang van zaken is juist dat in een procedure (alleen maar) kopieën van documenten worden overgelegd. Bewijs kan dan ook – hoofdregel – worden geleverd door alle middelen. Zolang de wederpartij niet overgaat tot betwisten, komt in praktische zin aan de kopie meestal evenveel waarde toe als aan het origineel toe.
Het advies voor organisaties is dan ook: risicoafweging. Daarbij is het aan te raden om op die afweging gebaseerd beleid in de hele organisatie in te voeren. Bijvoorbeeld alleen bij stukken van zeer groot belang wordt de organisatie dan ingericht op het bewaren van originelen.
Een digitaal origineel kan ook
Er bestaat overigens ook de mogelijkheid om aan digitale gegevens dwingende bewijskracht toe te kennen. Hiervoor is in het kost vereist dat de gegevens zijn opgeslagen op een duurzame drager en dat deze ondertekend zijn met een elektronische handtekening.
Een ‘duurzame drager’ wil zeggen dat de inhoud toegankelijk moet blijven voor toekomstig gebruik en dat een ongewijzigde reproductie van de inhoud mogelijk moet zijn. Er moet dus gekozen worden voor een duurzaam bestandsformaat.
De wetgever heeft niet bepaald welk type elektronische handtekening vereist is voor een digitaal origineel. (Zie meer over de verschillende typen bijvoorbeeld hier .) Volgens de minister hangt dit af van het doel waarvoor de elektronische gegevens worden gebruikt en ‘alle overige omstandigheden van het geval’.
Dit betekent dat bij digitale (originele) bewijsstukken, de wederpartij in een geschil meer discussieruimte heeft dan bij papieren bewijsstukken. Immers, hij kan niet alleen de geldigheid van de handtekening stellig betwisten, maar hij kan ook betwisten dat het gekozen bestandsformaat niet voldoende duurzaam is en/of dat het gekozen type elektronische handtekening in deze omstandigheden niet geschikt is voor het beoogde doel.
Uiteraard zijn wij altijd bereid mee te denken bij het maken van een risicoafweging op dit onderwerp en/of het opstellen van organisatiebeleid.
Gerelateerd
Intellectueel Eigendom
