Of het nu komt als onderdeel van een algemeen boekenonderzoek of de Belastingdienst gaat zich specifiek richten op de loonheffingen: controles op de loonheffingen worden niet met regelmaat uitgevoerd. Het is daarom heel begrijpelijk als uw onderneming niet weet wat er verwacht kan worden. Hieronder volgen alvast enkele aandachtspunten.
1. Contact met de Belastingdienst
- Zorg ervoor dat de Belastingdienst altijd één aanspreekpunt heeft binnen de organisatie.
- Maak een kopie van en houd overzicht op alle informatie die aan de Belastingdienst wordt verstrekt.
- Maak realistische afspraken met de Belastingdienst over het aanleveren van informatie. Bedenk hierbij dat het niet ongebruikelijk is dat een controle meer dan een jaar duurt van start tot afronding.
- Laat uw onderneming bijstaan door een belastingadviseur gespecialiseerd in de loonheffingen. De coördinator van de controle is zelf meestal niet gespecialiseerd in de loonheffingen en zal ook een specialist loonheffingen inschakelen voor de controle.
2. Verloop van de controle
In principe zal de Belastingdienst starten met een inleidend gesprek. Vervolgens zal de Belastingdienst informatie gaan verzamelen.* Over het algemeen zal aan de hand van de informatie niet direct worden overgegaan tot het opleggen van een naheffingsaanslag. Meestal wordt een lijst gedeeld met de discussiepunten en de mogelijke naheffingen. Het is mogelijk om door de aanlevering van aanvullende informatie de geplande naheffing te verlagen. De Belastingdienst kan ook fouten hebben gemaakt. Er dient in elk geval nauwkeuring gekeken te worden naar de lijst met punten.
Soms kan de Belastingdienst niet overtuigd worden en blijft (een deel van) de naheffing in stand. Enige mogelijkheid is dan om bezwaar in te dienen tegen de uiteindelijk opgelegde aanslag. Als ook het bezwaar wordt afgewezen, kan alleen de rechter nog ingezet worden om uw gelijk te halen.
* Dit is anders wanneer de mogelijkheid om na te heffen bijna is verlopen (na 5 jaar). Dan zal de Belastingdienst een naheffingsaanslag opleggen op basis van een inschatting.
3. Veel voorkomende onderwerpen in een naheffingsaanslag loonheffingen
In de praktijk blijkt dat op een aantal onderdelen veel ondernemingen (per ongeluk) fouten maken, waardoor er op dat onderwerp een naheffing volgt.
Identificatie / anoniemen tarief
Wanneer de werknemers niet voorafgaande aan de tewerkstelling op de juiste wijze zijn geïdentificeerd en er een kopie van het ID-bewijs op de juiste wijze in de administratie is opgeslagen, geldt voor die werknemers het anoniementarief. Dit kan ook misgaan bij het overnemen van werknemers van een andere vennootschap. (Zie ook het artikel SGI.)
Schijnzelfstandigheid
Niet onbekend is de focus van de Belastingdienst op schijnzelfstandigheid. Indien de Belastingdienst van mening is dat er sprake is van een werknemer in plaats van een zelfstandige, volgt een naheffing loonheffingen over de vergoedingen aan de schijnzelfstandige.
Huisvesting
Huisvesting aan werknemers verzorgen of vergoeden is in principe belast loon. Alleen onder voorwaarden kan de huisvesting in de WKR aangewezen worden als eindheffingsbestanddeel.
Parkeerkosten
Parkeerkosten zijn inbegrepen in de onbelaste reiskostenvergoeding van 19 cent per kilometer en kunnen daardoor niet naast de reiskostenvergoeding onbelast worden vergoed. Het gebruik van een gehuurd parkeerterrein bij de werkplek kan ook als loon worden aangemerkt.
Vaste kostenvergoeding / declaraties
Een vaste kostenvergoeding kan alleen onbelast blijven wanneer er een kostenonderzoek aan vooraf is gegaan. (Zie ook het artikel over het kostenonderzoek.) Daarnaast mogen de onderwerpen die in de vaste kostenvergoeding zitten niet via een declaratie nogmaals onbelast vergoed worden.
Maaltijden
Alleen onder specifieke voorwaarden zijn maaltijden onbelast voor de werknemer.
Werkkostenregeling (WKR)
Het bepalen wat onder gerichte vrijstellingen valt, de berekening en het gebruik van de vrije ruimte en de eindheffing verlopen niet altijd correct. (Zie ook het artikel De Werkkostenregeling.)
Ontslag
Het meegeven van een telefoon, laptop of auto vormt loon in natura.
Het vergoeden van de advocaatkosten van de werknemer is belast loon.
Inkomsten van derden
Een onderneming kan ervoor kiezen om via de aangifte loonheffingen belasting te betalen over vergoedingen of verstrekkingen aan anderen dan haar werknemers. Denk bijvoorbeeld aan een kerstpakket voor een uitzendkracht. Een onderneming is niet verplicht deze belasting voor haar rekening te nemen. Toch wil de Belastingdienst hier nog wel eens op aansturen.
4. Buitenlandse belastingautoriteiten
Uw onderneming kan ook betrokken worden in een controle loonheffingen van een buitenlandse belastingautoriteit. Wanneer werknemers grensoverschrijdend werken, wordt soms niet voldaan aan de belasting- en/of sociale zekerheidsplicht die in het buitenland is ontstaan. Een Nederlandse werkgever kan in het buitenland inhoudingsplichtig worden voor de belastingen en sociale zekerheidspremies van haar werknemers. Het werkgeversdeel van de sociale zekerheid in bijvoorbeeld België en Frankrijk is veel hoger dan in Nederland. (Zie ook het artikel Werken over de grens.)
Voor vragen over dit artikel of hulp bij een controle loonheffingen, staan wij u graag bij.
