Van ondernemingen en instellingen wordt verwacht dat zij fiscaal in control zijn en grip hebben op de fiscale verplichtingen die voor hen gelden. In een reeks van drie blogs bespreken wij een aantal manieren die u helpen bij het verkrijgen van deze grip, praktisch en passend binnen de dagelijkse praktijk. In de eerste twee blogs zijn we ingegaan op de fiscale jaaragenda en de fiscale commissie. We sluiten de reeks af met een blog over het TCF.
Ondernemingen en maatschappelijke organisaties, zoals zorg- en onderwijsinstellingen, opereren in een steeds complexer fiscaal landschap. De combinatie van veranderende wetgeving, toezicht en maatschappelijke druk vraagt om een professionele benadering van fiscale beheersing. Een goed ingericht TCF vormt daarvoor de basis. Het is naar onze mening geen luxe, maar een noodzakelijk onderdeel van goed bestuur.
Wat is een TCF?
Een TCF is een systematisch intern beheerssysteem waarmee organisaties hun fiscale processen beheersen. Het stelt organisaties in staat om hun fiscale verplichtingen tijdig, juist en volledig na te komen. Daarbij gaat het niet alleen om aangiften, maar ook om het signaleren van risico’s, het implementeren van beheersmaatregelen en het vastleggen van fiscale keuzes.
Structuur en onderdelen van een TCF
Een TCF bestaat doorgaans uit:
- beschrijving van fiscale processen en risico’s;
- interne controles en toetsmomenten;
- rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie;
- documentatie van gemaakte keuzes en standpunten.
Het uitgangspunt is dat fiscale compliance integraal onderdeel is van de governance en risicobeheersing van een organisatie – net als financiële verslaggeving of IT-beveiliging.
Strategische voordelen van een TCF
Voordelen zijn onder andere:
- beperking van fiscale risico’s, naheffingen en boetes;
- snellere en betere besluitvorming dankzij heldere fiscale kaders;
- kostenbesparing door efficiënte processen en minder externe ondersteuning;
- verhoogde interne bewustwording en compliancecultuur;
- verbeterde samenwerking met de Belastingdienst.
Een TCF biedt het raamwerk om fiscale compliance structureel te borgen. Denk aan:
- vaste procedures voor aangifte en beoordeling;
- interne controles en steekproeven;
- vastlegging van fiscale standpunten en interpretaties;
- escalatie- en reviewmechanismen bij onzekerheden.
Voor (zorg)instellingen komt daar nog bij dat fiscale compliance steeds vaker onderdeel wordt van het bredere compliancebeleid (denk aan integriteit, governancecodes, bekostigingsvoorwaarden). Voor ondernemingen sluit fiscale compliance naadloos aan bij bredere risk & compliance-functies binnen finance of internal audit. Door compliance structureel te verankeren in de organisatiecultuur – en te ondersteunen met een TCF – wordt fiscale beheersing geen eenmalige exercitie, maar een continu proces.
Waarom is een TCF relevant?
1. Meervoudige inkomstenstromen en fiscale complexiteit
Organisaties hebben vaak te maken met uiteenlopende inkomstenbronnen: verkoop van goederen en diensten, subsidies, bijdragen van overheden of financiering door derden. Elke stroom kent zijn eigen fiscale behandeling, die van invloed is op btw, loonheffingen, vennootschapsbelasting en andere heffingen, zoals bijvoorbeeld lokale heffingen of energiebelasting. Een TCF biedt structuur om deze geldstromen fiscaal correct te verwerken, risico’s tijdig te signaleren en beleid consequent toe te passen.
2. Btw en vastgoed: hoe een TCF risico’s helpt beheersen
De btw-regelgeving is complex, zeker wanneer sprake is van deels belaste en deels vrijgestelde prestaties. Voor zorginstellingen komt daar bij dat de btw-vrijstelling voor zorgprestaties vele voorwaarden kent en de beoordeling zowel van de dienstverlening als de inkomende btw op kosten strikt wordt uitgelegd.
Investeringen in vastgoed vragen hierbij bijzondere aandacht. Of het nu gaat om nieuwbouw, renovatie of herontwikkeling: wordt een pand deels zakelijk en deels maatschappelijk ingezet? Is sprake van verhuur aan derden? Wijzigt het gebruik door de jaren heen? Een TCF helpt om tijdig de fiscale aspecten van deze investeringen te analyseren, keuzes te onderbouwen en beheersmaatregelen te treffen. Zo worden financiële risico’s beperkt, maar zeker ook kansen benut.
3. Loonheffingen onder controle met een TCF: extern én regulier personeel
Loonheffingen vormen een structureel aandachtspunt binnen vrijwel elke organisatie. Waar het gebruik van externen, zoals zzp’ers, uitzendkrachten of gedetacheerden duidelijke risico’s met zich meebrengt, geldt dat ook voor het eigen personeel. In beide gevallen is zorgvuldige fiscale beheersing onmisbaar. Bij detachering van personeel of andere samenwerkingsvormen vormt de btw-regelgeving ook een belangrijk aandachtspunt.
Extern personeel en atypische arbeidsrelaties
Organisaties werken steeds flexibeler. Dit leidt tot uiteenlopende arbeidsvormen, waaronder freelancers, interim-managers, uitzendkrachten of personeel dat via verbonden entiteiten wordt ingezet. Dit vergroot de kans op onduidelijkheid over de aard van de arbeidsrelatie, de gezagsverhouding en de daarmee samenhangende verplichtingen voor de loonheffingen.
Een TCF borgt dat bij de inzet van externen:
- vooraf een fiscale beoordeling plaatsvindt van de arbeidsrelatie;
- wordt getoetst of sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking;
- gebruik wordt gemaakt van kwalitatief goede en bovendien volledige (model)overeenkomsten;
- contractuele afspraken worden vastgelegd en gemonitord.
Toepassing van loonheffingen bij regulier personeel
Ook bij eigen medewerkers ontstaan regelmatig fiscale risico’s. Denk aan de correcte toepassing van vrijstellingen en regelingen zoals:
- de werkkostenregeling (WKR);
- onbelaste reiskosten- en thuiswerkvergoedingen;
- cafetariasystemen of uitruil van arbeidsvoorwaarden;
- correcte toepassing van (bijzondere) tarieven, loonbelastingtabellen en bijtelling privégebruik auto.
Daarnaast speelt compliance bij sociale zekerheid en pensioen (bijvoorbeeld grensoverschrijdend werken) een belangrijke rol.
Samenwerking tussen HR, Finance en Salarisadministratie onder een TCF
Een TCF helpt organisaties om:
- looncomponenten en beloningsbeleid fiscaal correct in te richten;
- mutaties en uitzonderingen te controleren;
- beleidswijzigingen tijdig fiscaal te beoordelen;
- de samenwerking tussen HR, Finance en Salarisadministratie af te stemmen.
Kortom: of het nu gaat om een verpleegkundige in loondienst, een IT'er op interim-basis of een directeur met een management-BV — een TCF zorgt ervoor dat de loonheffingen gestructureerd, verantwoord en compliant worden afgedragen.
4. Verantwoording aan stakeholders en toezichthouders
Zowel ondernemingen als (zorg)instellingen staan onder toezicht van aandeelhouders, raden van toezicht, accountants en/of externe toezichthouders. Fiscale beheersing speelt daarin een steeds grotere rol, mede onder invloed van wetgeving zoals DAC6, ATAD, de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en governancecodes.
Een goed werkend TCF:
- versterkt de interne en externe verantwoording;
- past binnen ESG-beleid en maatschappelijk verantwoord ondernemen;
- ondersteunt het vertrouwen in de fiscale positie van de organisatie.
Een praktische aanpak: bouw voort op wat er al is
Een TCF hoeft zelden vanaf nul te worden opgebouwd. In de meeste organisaties zijn al veel fiscale processen, controles en verantwoordelijkheden aanwezig – ook al zijn deze niet formeel als TCF benoemd. Belangrijk is om juist dáárop voort te bouwen.
De eerste stap bij het opzetten of verbeteren van een TCF is daarom het in kaart brengen van wat er al is: welke fiscale processen lopen al goed? Welke controles voert de organisatie uit, bijvoorbeeld binnen finance of HR? En welke risico’s worden impliciet al gemanaged, bijvoorbeeld bij investeringsbeslissingen of contractbeoordeling?
Door deze bestaande elementen te inventariseren ontstaat snel inzicht in waar de hiaten zitten. Vervolgens kan gericht worden gekeken waar nog versterking nodig is – denk aan het vastleggen van verantwoordelijkheden, het documenteren van fiscale keuzes of het formaliseren van toetsmomenten.
Een belangrijk voordeel van deze pragmatische benadering is dat het TCF stapsgewijs kan worden opgebouwd, mét en vanuit de praktijk. Dit vergroot het draagvlak binnen de organisatie, maakt het traject werkbaar en zorgt ervoor dat betrokken medewerkers zich herkennen in het proces. Zo wordt het TCF niet een theoretisch model, maar een praktisch en gedragen onderdeel van de bedrijfsvoering.
Conclusie: TCF als basis voor fiscale compliance en governance
In een tijd van toenemende fiscale complexiteit en maatschappelijke transparantie kunnen organisaties zich niet veroorloven om fiscale beheersing aan het toeval over te laten. Een TCF helpt ondernemingen én (zorg)instellingen om aantoonbaar ‘in control’ te zijn, risico’s te beheersen en verantwoording af te leggen. Daarmee is het niet slechts een instrument voor de fiscalist, maar een strategisch onderdeel van goed bestuur.
Vragen?
Wilt u weten wat een TCF voor uw organisatie kan betekenen of bent u benieuwd hoe uw bestaande fiscale beheersing zich verhoudt tot best practices? Neem dan contact op met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
