Voor de invoering van de werkkostenregeling was het voldoende om de vaste kostenvergoeding naar aard en omvang van de kostenposten te onderbouwen. Alleen wanneer de inspecteur specifiek verzocht om een kostenonderzoek, was de werkgever verplicht dit onderzoek uit te voeren. Sinds de werkkostenregeling is een onderbouwing in de vorm van een lijstje met een aantal items en een bedrag per item helaas niet meer voldoende en dient er te allen tijde een kostenonderzoek aan vooraf te zijn gegaan. Dit onderzoek moet bij voorkeur van recente datum zijn. Mocht dat onderzoek er niet zijn of de omstandigheden zijn gewijzigd, dan mag de vaste kostenvergoeding niet onbelast betaald worden aan de werknemer. Uiteraard brengt een kostenonderzoek werk met zich mee. Echter, de Belastingdienst kan bij een controle vragen om het kostenonderzoek en indien dat niet aanwezig is, zal men concluderen dat sprake is van belast loon omdat een kostenonderzoek ontbreekt. Het gaat dan niet meer om de discussie OF de werknemer kosten maakt. Dat is voor de vraag van de belastbaarheid niet relevant indien het kostenonderzoek ontbreekt.
Het kostenonderzoek
Afhankelijk van het totaal aantal werknemers met een vaste kostenvergoeding kan een aantal werknemers worden geselecteerd die gedurende een periode van drie maanden de kosten bijhouden waarvoor de vaste kostenvergoeding wordt gebruikt. Het gaat erom dat er een steekproef wordt gehouden die voldoende representatief is.
Het is van belang dat de werknemers de bonnen van de gemaakte kosten overleggen. Hieruit kan een gemiddeld bedrag worden gedestilleerd en kan op deze wijze de hoogte van de vergoeding worden vastgesteld. Uiteraard kan de werkgever ook haar eigen norm toepassen, waarbij de vaste kostenvergoeding lager is dan de feitelijke kosten.
Het bedrag van de vaste kostenvergoeding dient onderverdeeld te worden in verschillende categorieën, bijvoorbeeld maaltijden onderweg, consumpties, parkeer- en tolgelden en wasstraat auto van de zaak. Het kostenonderzoek kan daardoor een goede aanleiding zijn om de mogelijke kostensoorten in kaart te brengen die in aanmerking komen om via een vaste kostenvergoeding uitbetaald te worden. Indien een werknemer regelmatig naar een receptie van een klant gaat, dan kan het zijn dat hij een kleine attentie meeneemt. Dergelijke kosten kunnen ook ondergebracht worden in de vaste kostenvergoeding. Hetzelfde geldt voor de kosten van internet thuis. Wel moet dan duidelijk zijn dat het voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking noodzakelijk is dat de werknemer over internet thuis beschikt (bijvoorbeeld een werknemer haalt zijn rooster op uit het intranet waarvoor moet worden ingelogd of hij maakt verslagen van zijn klantbezoeken die worden opgeslagen in het systeem van de werkgever, etc.).
Uiteraard moet bij een vaste kostenvergoeding gelden dat de werknemers qua kosten vergelijkbaar zijn. Zo zal er een verschil zijn tussen de werknemers met een auto van de zaak en de werknemer zonder een auto van de zaak.
Het is uiteraard ook mogelijk dat bepaalde hoge incidentele kosten separaat gedeclareerd worden. In de praktijk gebeurt dit vaak bij overnachtingen en buitenlandse reizen. Dergelijke kosten worden veelal gedeclareerd met bon.
Voor vragen over bovenstaande kunt u uiteraard contact met ons opnemen. Wij assisteren u graag met het opzetten en uitwerken van een kostenonderzoek voor een fiscaal correcte vaststelling van de vaste kostenvergoeding.
Mogelijk ook interessant voor u:
- Opties bij tegenvallend kostenonderzoek vaste kostenvergoeding
