De werkkostenregeling (WKR)

De werkkostenregeling (hierna: WKR) is ingegaan op 1 januari 2011. Deze regeling is ingevoerd met als doel administratieve lastenverlichting. De werkgever hoeft vergoedingen en verstrekkingen  onder de WKR niet langer per werknemer bij te houden, maar kan dit bedrijfsbreed doen.

Sinds 2011 konden werkgevers kiezen of zij de WKR wilden invoeren of het oude systeem wilden blijven hanteren. Per 1 januari 2015 hebben werkgevers deze keuze niet langer en zal iedere werkgever de WKR moeten invoeren.

Het uitgangspunt van de WKR is: alles is loon, behalve… - vergoedingen niet in het kader van de dienstbetrekking; - de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen; - intermediaire vergoedingen; - wat de werkgever aanwijst binnen de vrije ruimte van 1,5% van de totale fiscale loonsom (per 1 januari 2015 wordt dit 1,2% van de totale fiscale loonsom).

Gerichte vrijstellingen

Bij gerichte vrijstellingen kan gedacht worden aan: - vervoer (bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer); - tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking (zoals overnachtingen tijdens dienstreizen); - cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk; - studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties; - inschrijving in beroepsregisters; - verhuizingen; en - extraterritoriale kosten.

De gerichte vrijstellingen blijven buiten de vrije ruimte van de werkgever.

Nihilwaarderingen

De volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura (dus niet in geld) worden op dit moment op nihil gewaardeerd: - ter beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek: apparatuur, instrumenten en gereedschappen, vaste computer, vaste telefoon en internet, bedrijfsfitness (op de werkplek); - arbovoorzieningen op de werkplek; - consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd (bijv. een kopje koffie); - ter beschikking gestelde werkkleding; - het rentevoordeel van de personeelslening als de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt en de kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van de werknemer; - ter beschikking gestelde computers en dergelijke apparatuur die ook buiten de werkplek te gebruiken zijn, als het zakelijke gebruik 90% of meer is; - ter beschikking gestelde communicatiemiddelen zoals mobiele telefoon en smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is; - ter beschikking gesteld ov-abonnement en voordeelurenkaart als de werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt; - de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die de werkgever op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking.

Intermediaire vergoedingen

Intermediaire vergoedingen hebben betrekking op kosten van de werkgever, gemaakt ten behoeve van derden, die de werknemer voorschiet. Deze kosten worden meestal op declaratiebasis vergoed. Deze uitgaven doet de werknemer in opdracht en voor rekening van de werkgever.

Vrije ruimte

In de WKR kunnen werkgevers op dit moment onbelast vergoedingen geven als het totaalbedrag van deze vergoedingen onder 1,5% van de totale fiscale loonsom blijft. Dit wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Indien het bedrag van de vergoedingen en verstrekkingen boven de grens van de vrije ruimte komt, dient over de overschrijding 80% belasting te worden betaald.

De werkgever dient in dit kader te bepalen of hij bepaalde vergoedingen/verstrekkingen aanwijst als loon of in de vrije ruimte laat vallen. Als een bepaalde vergoeding wordt aangewezen als loon, dient hierover belasting betaald te worden. Enkele voorbeelden van vergoedingen en verstrekkingen die kunnen worden aangewezen in de vrije ruimte zijn: kerstpakketten, maaltijden in kantines, bedrijfsfitness elders, contributie voor vakverenigingen, personeelsfeesten, reiskostenvergoedingen van meer dan € 0,19 per kilometer, representatiekosten en werkkleding (die mee naar huis gaat en ook geschikt is om thuis te dragen).

Per 1 januari 2015 door te voeren maatregelen

Het doel van de WKR is vermindering van de administratieve lasten voor werkgevers. Na een uitgebreide internetconsultatie bleek dat behoefte was aan nadere maatregelen op dit punt.  In de brief die staatssecretaris Wiebes van Financiën op 3 juli 2014 naar de Tweede Kamer zond, staan diverse maatregelen die de administratieve lasten voor werkgevers verder zullen terugdringen en de uitvoerbaarheid van de WKR voor de Belastingdienst zullen verbeteren.  Om de administratieve lasten zoals die in de praktijk nog worden ervaren zoveel mogelijk weg te nemen, is recentelijk besloten nog een vijftal maatregelen door te voeren: 1. beperkte introductie van het noodzakelijkheidscriterium; 2. jaarlijkse afrekensystematiek; 3. concernregeling; 4. vrijstelling voor branche-eigen producten; 5. wegnemen van onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.

Met betrekking tot het eerste punt wordt in de nieuwe WKR het onderscheid in fiscale behandeling tussen computers, smartphones en tablets weggenomen. Voor de zakelijke iPad zal bovendien niet langer de 'zakelijke gebruikseis' gelden. Indien een werknemer een iPad nodig heeft voor zijn werk, kan de werkgever deze verstrekken zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer.

Op basis van de tweede voorgestelde maatregel, hoeft een werkgever  nog maar één keer per jaar vast te stellen wat zijn verschuldigde belasting is in het kader van de WKR. Onder de huidige regeling moest dit per aangiftetijdvak bekeken worden.

De concernregeling creëert een soort collectieve generieke vrijstelling (vrije ruimte), waaruit alle ondernemingen binnen een concern aangewezen vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij kunnen vergoeden en verstrekken. Dit leidt ertoe dat binnen concernverhoudingen niet langer een splitsing gemaakt hoeft te worden tussen vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers binnen de verschillende concernonderdelen. Aan de concerntoepassing wordt wel als voorwaarde verbonden dat er sprake is van vrijwel volledig eigendom (95%-eis) van de moedermaatschappij in de (klein)dochtermaatschappij(en).

Tot slot is een van de maatregelen het wegnemen van het onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen. In de WKR zal een nieuwe gerichte vrijstelling worden ingevoerd ten aanzien van een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Uit de consultatie bleek dat werkgevers bepaalde voorzieningen liever vergoeden dan ter beschikking stellen. Dit brengt wel weer administratieve lasten met zich mee.

Bovengenoemde maatregelen zullen worden meegenomen in het met Prinsjesdag in te dienen wetsvoorstel Belastingplan 2015, zodat de maatregelen per 1 januari 2015 kunnen worden ingevoerd. Om de hiervoor genoemde maatregelen budgetneutraal in te kunnen voeren, heeft de regering besloten de vrije ruimte te verlagen van 1,5 % naar 1,2 % van de totale fiscale loonsom. De basis van de WKR blijft ongewijzigd.