De Werkkostenregeling

De Werkkostenregeling

De werkkostenregeling (WKR) is een verzamelnaam voor alle fiscale regels rondom de vergoedingen, de verstrekkingen en het ter beschikking stellen aan werknemers. Het betreft een groot aantal onderwerpen met een niet altijd duidelijke uitleg. De regels staan her en der verspreid over de wet, regelingen en besluiten. Het overheidsbeleid speelt een grote rol. Het is dan ook niet onbegrijpelijk wanneer een werkgever door de hoeveelheid aan regels, door de bomen het bos niet meer ziet. Een correcte uitvoering van de werkkostenregeling is uiteraard van groot belang. Eén foutieve inschatting kan doorwerken naar de behandeling van vergoedingen en verstrekkingen bij meerdere werknemers, waardoor die ene fout kan leiden tot een grote naheffing.

Categorieën werkkostenregeling

Voor een praktische behandeling van de werkkostenregeling (wat is (on)belast; hoeveel moet ik uiteindelijk aan eindheffing betalen?) kan ervoor worden gekozen om alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers in te delen in onderstaande categorieën. Elk element die een werknemer direct of indirect van zijn werkgever ontvangt, kan in principe onder één van deze categorieën worden geschaard:

Zie verderop een nadere toelichting van deze categorieën.

Gevolgen categorieën

A. Onbelast
Wanneer het loonelement onder categorie 1 t/m 5 valt, blijft het loonelement bij zowel de werknemer als bij de werkgever onbelast.

B. Belast bij de werknemer
Wanneer het loonelement onder categorie 6 valt, MOET dit element op de loonstrook komen te staan bij de werknemer. De werkgever kan dit loonelement niet zogenoemd “onder de werkkostenregeling brengen”, oftewel dit element kan niet aangewezen worden als eindheffingsbestanddeel. Dit betreft bijvoorbeeld de bijtelling voor de auto van de zaak.

C. Eindheffingsbestanddeel / Vrije ruimte / 80% eindheffing
Wanneer het loonelement onder categorie 7 valt, is er sprake van een verplicht eindheffingsbestanddeel.
Wanneer het loonelement niet onder de voorgaande categorieën valt, dan kan de werkgever ervoor kiezen om het loonelement aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel (mits wordt voldaan aan de gebruikelijkheidstoets).

Voor zover het totale bedrag aan eindheffingsbestanddelen niet meer is dan de toegestane vrije ruimte (2022: 1,7% over de loonsom tot € 400.000 en 1,18% over de loonsom boven € 400.000), blijven deze loonelementen onbelast. Over het meerdere betaalt de werkgever 80% eindheffing.

Indien niet gekozen wordt voor aanwijzen als eindheffingsbestanddeel, moet het loonelement op de “normale wijze”, al dan niet gebruteerd, op de loonstrook van de werknemer komen te staan.

Leer vergoedingen en verstrekkingen in te delen in de juiste categorieën en een werkgever is voor de WKR "in control".

Beknopte toelichting categorieën

Neem voor de precieze voorwaarden waaronder de loonelementen onbelast kunnen blijven, contact met ons op.

1. Persoonlijke attenties onder € 25
Kleine cadeaus, zoals bloemen of een fruitmand, bij gelegenheden waarbij het gebruikelijke is dat ook anderen dan de werkgever een cadeau geven (denk aan een huwelijk, geboorte of bij ziekte), vormen geen loon voor een werknemer indien het bedrag per attentie onder de € 25 blijft en het geen cash of een waardebon is. Secretaressedag valt hier bijvoorbeeld niet onder.

2. Intermediaire kosten
Kosten die aan de werknemer worden vergoed, omdat de werknemer deze kosten heeft gemaakt namens de werkgever. De werknemer ondervindt geen voordeel van de kostenvergoeding.

3. Vrijstellingen op basis van artikel 11 Wet op de Loonbelasting 1964
In dit artikel heeft de wetgever een aantal elementen uitgezonderd van het loonbegrip. Dit betreft bijvoorbeeld de aanspraak op pensioen en de jubileumuitkering.

4. Nihilwaarderingen
Van sommige elementen heeft de wetgever al bepaald dat ze een waarde hebben van nihil. Daarmee blijven deze elementen onbelast. Hieronder vallen onder andere:

• ter beschikking gestelde werkkleding
• koffie, thee en fruit op de werkplek, indien geen onderdeel van een maaltijd
• bepaalde vormen van huisvesting

5. Gerichte vrijstellingen
De wetgever heeft sommige elementen vrijgesteld van loonheffingen. Bijvoorbeeld:

• Reiskostenvergoeding € 0,19 per kilometer, zowel zakelijke kilometers als woon-werkverkeer.
• Werkelijke reiskosten bij bepaalde vormen van reizen.
• Overwerkmaaltijden.
• Accommodatie en maaltijden tijdens dienstreizen.
• Verhuiskostenvergoeding
• Telefoon en laptop 
• Thuiswerkvergoeding € 2 / dag (2022)
• Internetabonnement thuis 
• De 30%-regeling

6. Verplicht loon
Sommige zaken mogen niet worden aangewezen als eindheffingsloon. Deze dienen verplicht, al dan niet gebruteerd, op de loonstrook van de werknemer te komen staan. Bijvoorbeeld:

• Auto van de zaak.
• Huisvesting.
• Loon uit vroegere dienstbetrekking (met uitzondering van categorie 7).
• Geldboeten.

7. Verplichte eindheffingsbestanddeel
Loon uit vroegere dienstbetrekking is verplicht een eindheffingsbestanddeel bij:

• Een product uit eigen bedrijf
• Loon dat ook wordt vergoed/verstrekt aan de “gewone” werknemers (denk aan een kerstpakket voor oud-werknemers)

8. Eindheffingsbestanddeel / Vrije ruimte / 80% eindheffing
Wanneer een loonelement verplicht of bij keuze is aangewezen als eindheffingsbestanddeel, dan vormt dit element geen fiscaal loon meer voor de werknemer. De werkgever heeft als het ware de belastingplicht overgenomen. Voor zover het totale bedrag aan eindheffingsbestanddelen niet meer is dan de "vrije ruimte" (bij loon uit vroegere dienstbetrekking (denk aan ontslagvergoedingen, pensioen en arbeidsongeschiktheidsuitkeringen) gelden andere voorwaarden voor de bepaling van de totale loonsom), blijven deze loonelementen onbelast voor de werkgever. Over het meerdere betaalt de werkgever 80% eindheffing.

Om een loonelement aan te kunnen wijzen als eindheffingsbestanddeel, moet voldaan zijn aan de gebruikelijkheidstoets. Deze toets houdt grofweg in dat het gebruikelijk moet zijn om een dergelijk loonelement met die omvang onbelast te vergoeden of te verstrekken aan de werknemer(s) in kwestie.
De Belastingdienst hanteert een doelmatigheidsmarge van € 2.400 per werknemer per jaar waarbij aangewezen eindheffingsbestanddelen tot dat bedrag niet worden getoetst aan de gebruikelijkheidstoets.

Indien bij een loonelement in categorie 8 niet wordt gekozen voor aanwijzing als eindheffingsbestanddeel, moet het loonelement op de “normale wijze”, al dan niet gebruteerd, op de loonstrook van de werknemer komen te staan.

Hoe kan Dirkzwager ondersteuning bieden bij de toepassing van de werkkostenregeling?

1. Kennis delen 
   In deze blog  wordt een praktische verduidelijking van de werkkostenregeling gegeven.
   
   
2. Korte check
   Kort doorlopen van het kostenoverzicht welke geboekt is in het werkkostenbudget. De opvallende kostenposten voor de WKR kunnen er vrij snel uitgehaald worden. Wanneer de onderstaande categorieën al zijn toegepast of op een andere wijze een indeling voor de WKR is gemaakt, kan de indeling daarvan gecontroleerd worden.
   
   
3. Uitgebreide check
   Doorlopen overzicht bedrijfsuitgaven/grootboek en het personeelshandboek. Een gesprek met HR/Finance/salarisadministratie over het procesverloop.
   Alle kostenposten worden gecontroleerd of die juist zijn ingedeeld op basis van bovenstaande categorieën. Ook posten die nog niet zijn meegenomen in de WKR en daar mogelijk wel in thuis horen, worden gecontroleerd. Gekeken wordt of de arbeidsvoorwaarden en de keuzes voor de WKR in overeenstemming zijn.
   
   
4. Eindejaarscheck 
   Check van de geboekte posten in de juiste categorieën. Controle van de berekening van de vrije ruimte en een eventuele afrekening, inclusief mogelijkheid verrekening van de vrije ruimte tussen groepsvennootschappen.
   
   
5. Interne cursus  
   Uitgebreide toelichting op het indelen van onderstaande categorieën voor HR/Finance/salarisadministratie. Maatwerk mogelijk.
   
   
6. Specifieke vragen 
   Advisering hoe om te gaan met specifieke loonelementen, het categoriseren en de waardering.
   
   
7. Vragen internationaal 
   Advisering hoe om te gaan met de WKR in grensoverschrijdende situaties.
   
   
8. Aanpassing arbeidsvoorwaarden 
   Het personeelshandboek WKR-proof maken bij het opstellen of bij wijzigingen van het personeelshandboek.
   
   
9. Controle Belastingdienst  
   Begeleiding bij een controle loonheffingen van de Belastingdienst. Een dergelijke controle bestaat voor een groot deel uit de toepassing van de WKR. Zie ook het artikel over de Controle Loonheffingen.

Mogelijk ook interessant voor u:
- De Werkkostenregeling: Wat gaat vaak fout?
- Werkkostenregeling; Hoge Raad geeft oordeel over de gebruikelijkheidstoets