Exclusiviteitsafspraken maken: het belang van schriftelijke vastlegging

In het commerciële handelsverkeer worden aan de lopende band afspraken gemaakt over exclusiviteit. Partijen komen dan bijvoorbeeld overeen dat de een, als enige, een bepaald (gemerkt) product mag verhandelen in ruil voor betaling door de ander. Een zeer recente uitspraak van de Rechtbank Almelo onderstreept het belang van schriftelijke vastlegging van dergelijke afspraken.

In deze zaak, een geschil over geleverde doch slechts deels betaalde speelgoedproducten tussen Dael ‘O Ring Toys en Otto Simon, is gesteld dat er bijzondere afspraken zijn gemaakt over exclusiviteit. Deze exclusiviteit hield volgens Otto Simon in dat Dael ‘O Ring Toys niet aan andere groothandels in Nederland zou leveren. Dael ‘O Ring Toys zou dat toch gedaan hebben, en is daarmee tekortgeschoten in de nakoming van de overeenkomst.

Volgens de rechter is de hamvraag of er inderdaad exclusiviteit is overeengekomen. Kennelijk ontbrak in dit geval een schriftelijk vastgelegde en ondertekende overeenkomst tussen partijen waarin geregeld was wat de exclusiviteit precies inhield (wat mocht in dit geval aan wie geleverd worden?). Dan is de rechter aangewezen op het beschikbare bewijs. Er zijn wel e-mails tussen partijen uitgewisseld. De rechtbank overweegt daarover als volgt:

'De e-mails die de afspraken tussen partijen zouden moeten weergeven, zijn niet eenduidig. Dael ‘O Ring Toys schrijft op 25 november 2010 dat ze niet aan [M] zal leveren. Otto Simon schrijft op 2 december 2010 dat er geen groothandels in Nederland de Dael ‘O Ring zullen aanbieden. Hierop wordt niet gereageerd. Uit deze e-mails kan niet afgeleid worden wat er nu tussen partijen is afgesproken. Het enkele feit dat op de zin uit de laatste e-mail niet is gereageerd, maakt niet dat als vaststaand aangenomen moet worden dat dit is wat partijen hebben afgesproken.'

Kortom, met de e-mail ter bevestiging aan de wederpartij is onvoldoende bewijs geleverd dat de exclusiviteitsafspraak daadwerkelijk is gemaakt. Op die e-mail(s) is niet gereageerd. Dan staat niet vast wat partijen zijn overeengekomen. Bewijs dat beide partijen de exclusiviteitsafspraken ook zo overeengekomen zijn, is dan niet geleverd. In de redenering van de rechtbank had er een schriftelijke bevestiging moeten volgen van de exclusiviteitsafspraken. De rechtbank draagt Otto Simon weliswaar op om de gestelde exclusiviteit te bewijzen, bijvoorbeeld door het horen van getuigen, maar het is de vraag of zij hierin slaagt.

Deze problematiek over (bewijs van) exclusiviteitsafspraken had kunnen worden voorkomen. Partijen kunnen in een contract schriftelijk vastleggen wat de exclusiviteit precies inhoudt, en meteen ook afspraken maken over (de voorwaarden van) levering en betaling, de gevolgen van niet-nakoming en beëindiging van de overeenkomst en merkgebruik. Met een goed contract kan een juridische procedure hierover worden voorkomen.