In onze vorige bijdrage zijn wij ingegaan op (het belang van) integriteit in de werkomgeving, het doel van de Handreiking Gedragscode (on)gewenste gedragsvormen (de Handreiking), waarom het belangrijk is dat werkgevers deze Handreiking naleven en welke handvatten de Handreiking geeft voor werkgevers bij het opstellen van een eigen gedragscode. In deze tweede bijdrage gaan wij in op het stappenplan dat volgt uit de Handreiking.
Stappenplan voor het opstellen van een gedragscode
Om tot een gedragscode te komen, is het belangrijk dat een aantal onderwerpen duidelijk wordt vastgelegd. Een goede gedragscode stimuleert gewenst gedrag en creëert een veilig werkklimaat, leidt tot minder stress bij werknemers en kan uiteindelijk eveneens leiden tot betere arbeidsprestaties van werknemers. De Handreiking geeft handvatten om te bepalen welke onderwerpen in ieder geval moeten worden vastgelegd in een gedragscode.
Stap 1
Allereerst is voor een effectieve gedragscode van belang dat wordt omschreven wat gewenste omgangsvormen zijn. Dit vormt het uitgangspunt van en tegelijkertijd een aanvulling op de ongewenste omgangsvormen; het is een positieve stimulans voor gewenst gedrag. Dit kan een goede aanleiding zijn om organisatiebreed het gesprek aan te gaan over wat de organisatie beschouwt als gewenste en ongewenste gedragsvormen.
Stap 2
Vervolgens is het belangrijk om de ongewenste gedragsvormen vast te leggen. Denk hierbij aan pesten, seksuele intimidatie, discriminatie of agressie en geweld. Bij het vastleggen van deze omgangsvormen moet benoemd worden dat het uiteindelijk gaat om hoe gedrag wordt ervaren door het slachtoffer. De intentie van bepaald gedrag kan nog zo goed zijn, het gedrag kan door een ander wel als ongewenst worden ervaren.
Stap 3
In de gedragscode moet vermeld worden wat werknemers kunnen of moeten doen bij ongewenste omgangsvormen. Denk daarbij niet alleen aan een klachtenprocedure, maar ook aan faciliteiten om voor werknemers ongewenste gedragsvormen bespreekbaar te maken. Daarbij kan gedacht worden aan een of meer vertrouwenspersonen. Het komt regelmatig voor dat degene die aangesproken wordt op ongewenst gedrag dit zelf niet doorheeft. Het bespreekbaar maken van ongewenste omgangsvormen draagt bij aan bewustwording en aan een goede werkomgeving. Desalniettemin zal voor gevallen waarin het niet mogelijk is om de werknemer of leidinggevende hierover aan te spreken, of indien dit niet tot een gewenste uitkomst leidt, een klachtenprocedure moeten worden beschreven.
Stappen 4 en 5
De klachtenprocedure is effectief als het voor de gehele organisatie en alle betrokkenen duidelijk is wanneer een klacht kan worden ingediend, hoe dat moet worden gedaan en wat er met de klacht gebeurt. Daarbij moet worden vastgelegd uit welke personen de commissie bestaat, over welke bevoegdheden zij beschikt, wie geadviseerd kunnen worden en wie uiteindelijk het besluit neemt. Dit draagt bij aan de transparantie van de klachtenprocedure.
Stap 6
Naar aanleiding van het advies van de commissie kan u als werkgever besluiten een maatregel op te leggen. Bij het opleggen van een maatregel is het van belang daarin consequent te zijn. Een manier om u daarbij te helpen is om de mogelijke maatregelen concreet per overtreding op te nemen in de gedragscode. In dat geval kan telkens de maatregel horende bij de overtreding worden opgelegd. Blijft u als werkgever liever vrij om maatwerk te leveren, dan kunt u er ook voor kiezen om deze maatregelen niet aan specifieke overtredingen te koppelen in de gedragscode. U heeft dan uw handen vrij bij het bepalen of en zo ja, welke maatregel wordt genomen. Een combinatie van beide opties blijft uiteraard ook mogelijk. Let wel, het uitgangspunt blijft dat u consequent moet blijven in het opleggen van de maatregelen.
Stappen 7 en 8
De implementatie van en het ‘levend’ houden van de gedragscode zijn de belangrijkste stappen. Onderdeel van de implementatie is een makkelijke toegankelijkheid van de gedragscode voor iedereen binnen de organisatie. Zo kan de gedragscode op het intranet van de organisatie geplaatst worden, rond worden gestuurd en kan de gedragscode onderdeel zijn van de indiensttredingsdocumentatie. Om de gedragscode levend te houden en het niet slechts een ‘papieren tijger’ te laten zijn, is het van belang dat u als werkgever consequent de boodschap van de gedragscode herhaalt, de gedragscode onderwerp van gesprek en cursussen maakt en dat de gedragscode door u als werkgever consequent wordt nageleefd. Om de gedragscode up-to-date te laten blijven, kan het voor u als werkgever behulpzaam zijn om specifieke revisiemomenten in te plannen om te beoordelen of de gedragscode nog (steeds) up-to-date is.
Contact
Indien u vragen heeft over hoe ongewenste omgangsvormen op de werkvloer kunnen worden tegengegaan of hulp nodig heeft bij het opstellen van een gedragscode, helpt onze Vakgroep Integriteit u graag! Neem gerust contact op met een van onze specialisten op het gebied van Integriteit Charlotte Perquin-Deelen of Frank Stout.
