In de regel zijn kort gedingen tegen de motivering van de gunningsbeslissing en de beoordeling niet kansrijk te noemen. Toch oordeelde de Haarlemse voorzieningenrechter recentelijk dat een aanbestedende dienst buiten de kaders van de gunningscriteria is getreden en gedeeltelijk zal moeten herbeoordelen (ECLI:NL:RBNHO:2026:4071). Elke aanbestedende dienst kan hiertegenaan lopen. Ik geef u enkele tips om dit risico te beperken.
De zaak
Een aanbestedende dienst schrijft een aanbesteding uit voor de inkoop van arbodienstverlening. De nummer twee is het niet eens met de beoordeling en meent dat sprake is van “verborgen gunningcriteria”. De voorzieningenrechter is het in enkele gevallen hiermee eens. Bij gunningscriterium 1 (case levering hekwerk en poort) oordeelt de voorzieningenrechter dat de aanbestedende dienst ten onrechte negatief heeft meegewogen dat een beschrijving van de systeemintegratie ontbreekt. De aanbestedingsstukken vermelden niet dat er een koppeling moet worden gemaakt met het toegangscontrolesysteem van de aanbestedende dienst. Volgens de voorzieningenrechter was daardoor voor een normaal geïnformeerde inschrijver (de maatman) niet voorzienbaar dat het ontbreken van de beschrijving van de systeemintegratie tot puntenaftrek zou leiden. Er is aldus sprake van een verborgen (sub)gunningscriterium.
Daarnaast erkende de aanbestedende dienst ter zitting zelf dat hij de inschrijving van eiseres op het punt van de kosten van het platform Outsmart niet juist had beoordeeld. De aanbestedende dienst had er bij gebreke aan andersluidende informatie vanuit mogen en moeten gaan dat die kosten in de inschrijfprijs waren begrepen, waardoor ook op dit punt een beoordelings- of motiveringsgebrek bestond. Bij gunningscriterium 3 (duurzaamheid) ten slotte slaagde het betoog van eiseres dat de leidraad slechts een beschrijving vroeg van de te treffen duurzaamheidsmaatregelen en niet om kwantificering in meetbare percentages. Door inschrijvingen toch negatief te beoordelen op het ontbreken van concrete, meetbare doelstellingen hanteerde de aanbestedende dienst een ontoelaatbaar verborgen (sub)gunningscriterium.
De kern
Deze uitspraak laat zien dat het best een uitdaging is om (sub)gunningscriteria goed te formuleren. Als de aanbestedende dienst te specifiek is, dan belet hij de creativiteit van inschrijvers. Wanneer de aanbestedende dienst het juist te algemeen houdt, dan kan het zijn dat inschrijvers niet meer begrijpen waar de aanbestedende dienst naar op zoek is en kan sprake zijn van verborgen gunningscriteria.
Het is soms helaas ook geluk of pech hebben bij de rechter. De rechter toetst de motivering van de gunningsbeslissing namelijk marginaal. Dit wil zeggen dat de rechter niet op de stoel van de beoordelingscommissie zal gaan zitten. De rechter toetst enkel of de gegeven motivering onbegrijpelijk is, dan wel procedurele of inhoudelijke onjuistheden bevat. Wij zien in de praktijk geregeld dat er bij (sub)gunningscriteria staat dat een inschrijver ‘in ieder geval’ of ‘bijvoorbeeld’ bepaalde onderwerpen moeten terugkomen. Dit zal niet altijd tot problemen leiden. Het hielp in deze zaak overigens ook niet dat de aanbestedende dienst aannames deed over de opbouw van de inschrijfprijs van de eiseres, terwijl hij er in dit geval vanuit had moeten gaan dat de kosten in kwestie in de inschrijfprijs zaten.
De tips
- Neem de tijd om goed na te denken over het beoordelingskader: waar bent u naar op zoek? U hoeft niet uitputtend te zijn in uw omschrijving van wat er in de inschrijving terug moet komen, maar noem wel het belangrijkste. Een optie is om op te nemen dat een inschrijver hoger wordt beoordeeld naarmate deze van meerwaarde is.
- Neem in de aanbestedingsstukken op dat de score ook beïnvloed wordt door hoe concreet een uitwerking is. Hoe concreter de uitwerking voor de betreffende opdracht, hoe hoger de score. Als u van plan bent te benoemen dat de uitwerking SMART (Specifiek – Meetbaar – Acceptabel – Realistisch – Tijd) moet zijn, wees er dan op bedacht dat u in de gunningsbeslissing behoorlijk moet motiveren waarom de uitwerking van de inschrijver op onderdelen niet SMART is. Zie bijvoorbeeld vzr. Rb. Midden-Nederland 25 oktober 2024, ECLI:NL:RBMNE:2024:6016.
- Wij zien in de praktijk dat het loont om conceptaanbestedingsdocumenten door ons te laten reviewen. Met onze (proces)ervaring kunnen wij signaleren waar de risico’s zitten en hoe deze aan de voorkant al te minimaliseren.
Gerelateerd
Aanbesteding
