U mag aan uw werknemers alleen die kosten onbelast vergoeden via een vaste kostenvergoeding zover deze kosten worden ondersteund door een recent (lees: in de afgelopen 5 jaar gehouden) kostenonderzoek. Wanneer uit het kostenonderzoek blijkt dat de kosten lager zijn dan in de vaste kostenvergoedingen worden betaald of er is geen kostenonderzoek gehouden, dan heeft u de volgende opties:
- U verandert niets aan de onbelaste vaste kostenvergoeding. U loopt het risico dat de Belastingdienst het bovenmatige deel van de vaste kostenvergoeding gaat belasten via een naheffingsaanslag met bijbehorende rente en boete. Indien geen kostenonderzoek is gehouden, zal de gehele kostenvergoeding worden belast. De Belastingdienst kan hierbij vijf jaar terug gaan.
- Het bovenmatige deel van de vaste kostenvergoeding wordt bruto uitgekeerd aan de werknemers. De werknemer zal netto een lager bedrag ontvangen.
- De vaste kostenvergoeding wordt verlaagd naar het bedrag zoals dat resulteert uit het kostenonderzoek. Dit moet in overleg met de werknemers en is ook afhankelijk van de regeling die u heeft.
- Het bovenmatige deel van de vaste kostenvergoeding wordt aangewezen als eindheffingsbestanddeel onder de werkkostenregeling. Voor zover er nog ruimte is in de vrije ruimte, is het bovenmatige deel van de vergoeding onbelast. Is deze vrije ruimte al gebruikt voor andere vergoedingen en verstrekkingen, dan dient de werkgever 80% eindheffing te betalen. Over een eindheffingsbestanddeel is de werkgever geen premies werknemersverzekeringen en bijdrage ZVW verschuldigd. Bij het aanwijzen van een eindheffingsbestanddeel dient normaliter voldaan te worden aan de gebruikelijkheidstoets. De Belastingdienst hanteert daarnaast als beleid dat een vergoeding mag worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel zonder te toetsen aan het gebruikelijkheidscriterium voor zover deze vergoeding per werknemer op jaarbasis niet meer bedraagt dan
€ 2.400. - Het bovenmatige deel van de vaste kostenvergoeding wordt niet aangewezen als eindheffingsbestanddeel, maar wordt gebruteerd aan de werknemers uitgekeerd. De werknemers blijven belastingplichtig ten aanzien van het bovenmatige deel van de vaste kostenvergoeding, maar de werkgever neemt wel de belasting voor haar rekening. Hoeveel dit de werkgever kost, is afhankelijk van in welke belastingschijf de werknemer valt en of over dit loonbestanddeel nog premies werknemersverzekeringen en premie ZVW verschuldigd is. Een hoger loon kan ook van invloed zijn op toeslagen en andere inkomensafhankelijke regelingen.
Bovenstaande mogelijkheden zijn ook van toepassing op het volledige bedrag van de vaste kostenvergoeding wanneer er geheel geen kostenonderzoek wordt gehouden.
Voor meer vragen inzake bovenstaande mogelijkheden of algemene vragen inzake vaste kostenvergoedingen, neem gerust contact met ons op.
Mogelijk ook interessant voor u:
- De vaste kostenvergoeding en het kostenonderzoek
Gerelateerd
Loonheffing en sociale zekerheid
