In deel 1 van Bestuur en Gedrag ben ik ingegaan op de aangeleerde patronen van het bestuur en de RvC (de attractor) en de mogelijke verstoringen van buitenaf (de peturbatie) die het functioneren van het bestuur en de RvC als teams in gevaar kunnen brengen. In dit deel 2 geef ik enkele handvatten voor het vormen van teamgedrag. Dit blog is gebaseerd op mijn bijdrage ‘Gedrag binnen de meerhoofdige RvB en RvC’, Ondernemingsrecht 2019/82 en mijn proefschrift Biases in de Boardroom en de Raadkamer, te verschijnen in januari 2020. In die publicaties is een meer uitgebreide en wetenschappelijke onderbouwing te lezen.
Gedrag vervatten in regels?
Binnen een juridisch denkkader doemt vaak de gedachte op aan meer regels voor het sturen van gedrag. Het lastige aan ‘meer regels’ in het kader van het functioneren van bestuurders en commissarissen is allereerst dat meer regels nu juist afvinkgedrag in de hand werken. Dit ontneemt een gevoel van eigen verantwoordelijkheid bij de bestuurders en commissarissen. Een ander probleem is dat juist een onderwerp als bestuurlijk handelen niet is te vervatten in (wettelijke) regels. De aangewezen handelswijze verschilt sterk per vennootschap en per situatie, dat vooraf niet eenduidig is vast te leggen hoe bestuurders moeten handelen. Regels verminderen niet de relatieve vaagheid van het onderwerp. Dat betekent niet dat bijvoorbeeld regels in de governance codes, zoals bijvoorbeeld de Corporate Governance Codes, gedrag van bestuurders en commissarissen niet zouden moeten adresseren. In tegendeel, het adresseren van het onderwerp benadrukt juist het belang van nadenken over dit onderwerp. Het kan bovendien richting geven aan een evaluatie van bestuur en toezicht. Het adresseren van het onderwerp moet echter niet te ver gaan. Het zijn de bestuurders en commissarissen zelf die met behulp van een analyse van (onder meer) de attractoren en de peturbaties van hun orgaan het functioneren van hun orgaan in kaart moeten brengen. Dit kan zowel binnen als buiten een evaluatie. Daarbij kan ook gebruikgemaakt worden van een externe adviseur. In een binnenkort te verschijnen blog ga ik nader in op de inrichting van een effectieve evaluatie van bestuur en toezicht.
Vervolgens kan verdere richting gegeven worden aan het gedrag binnen het bestuur en de RvC met behulp van ruime kaders die in het reglement van het bestuur en de RvC verder omschreven kunnen worden. Daarbij is van belang dat de kaders ruim zijn, maar tegelijkertijd wel toegespitst op de specifieke vennootschap.
Maak het onderwerp van gesprek!
De evaluatie van bestuur en toezicht is voor elke organisatie, groot of klein, van waarde. Zaak is de evaluatie zodanig op te zetten dat het goed aansluit bij de grootte en de doelen van uw organisatie. Daarnaast is echter van belang het onderwerp 'gedrag' ook tussen de evaluaties door bespreekbaar te maken. Een belangrijke rol is daarbij weggelegd voor de voorzitter van het bestuur en/of de raad van commissarissen. De voorzitter is ook degene die de psychologische veiligheid binnen het orgaan kan creëren waardoor de functionarissen bereid zijn zorgen en twijfels over een bepaalde aanpak te delen, vragen te durven stellen en waardevolle kritiek op elkaar kunnen leveren.
Hoe nu te beginnen met het aankaarten van het gedrag binnen uw team of uw organisatie? Maak het onderwerp van gesprek! Daarbij kunt u bijvoorbeeld beginnen met de socratische gespreksmethode. Het doel van een socratisch gesprek is expliciet niet het overtuigen van anderen van uw gelijk. Het doel is elkaar vragen stellen, goed luisteren naar wat de ander te zeggen heeft en gezamenlijk nadenken over een thema. Het kan helpen een gesprek te benoemen als socratisch gesprek, de randvoorwaarden van dit gesprek vooraf te delen, zodat als tijdens het gesprek personen in een 'aanvallende' of juist 'verdedigende' rol schieten, verwezen kan worden naar de randvoorwaarden die de deelnemers vooraf hebben afgesproken.
Denkt u na het lezen van dit blog: is dit nou echt nodig? Of: het klinkt allemaal wat vaag? Neem eens contact met mij op, en ik vertel u graag meer over wat aandacht schenken aan gedrag kan betekenen voor het optimaal functioneren van uw organisaties en dientengevolge voor de prestaties van uw organisatie.
Heeft uw vennootschap behoefte aan een analyse van het teamgedrag? Of kunt u bijvoorbeeld hulp gebruiken bij het opstellen of wijzigen van het reglement van het bestuur en de raad van commissarissen, niet slechts vanuit juridisch oogpunt maar ook vanuit gedragswetenschappelijk perspectief, neem dan contact met ons op! Wij zijn u graag van dienst.
