De onbelaste vaste reiskostenvergoeding
Een werkgever mag zijn werknemers een onbelaste reiskostenvergoeding geven van € 0,19 per kilometer voor woon-werkverkeer. Het is mogelijk om hiervoor een vaste vergoeding te geven. Veel werkgevers maken voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding gebruik van de "214-dagenregeling", een methode die is goedgekeurd door de Staatssecretaris waarbij in principe geen nacalculatie vereist is.
Goedkeuring bij thuiswerken
Werkt een werknemer (meer) thuis vanwege het coronavirus en de crisismaatregelen, dan wordt in principe niet meer voldaan aan de voorwaarden voor een onbelaste vaste reiskostenvergoeding. Er wordt immers niet meer naar een (vaste) werkplek gereisd. De Staatssecretaris heeft echter goedgekeurd dat gedurende de coronamaatregelen het is toegestaan de onbelaste vaste reiskostenvergoeding te blijven betalen aan de werknemer(s).
Uiteraard geldt deze goedkeuring onder voorwaarden. Zo dient de werknemer al vóór 13 maart 2020 het recht te hebben op deze vaste reiskostenvergoeding. Deze voorwaarde kan problemen opleveren in de volgende situaties:
- Werknemers die in dienst zijn gekomen na 13 maart 2020, kunnen geen gebruik maken van de goedkeuring. Er ontstaat ongelijkheid tussen werknemers. Discussie kan ontstaan of dit arbeidsrechtelijk wel is toegestaan.
- Voor werknemers die een vergoeding kregen die uitgaat van een hoger aantal reisdagen dan 214, moet de werkgever aannemelijk kunnen maken dat de werknemer vóór 13 maart 2020 dit hogere aantal reisdagen in het jaar zou reizen.
- Wanneer gebruik wordt gemaakt van een cafetariaregeling of een individueel keuzebudget waarbij gekozen kan worden voor omzetten van (belast) loon naar een onbelaste reiskostenvergoeding, dan moet de keuze door de werknemer voor een onbelaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 zijn gemaakt. Ook hier kan ongelijkheid ontstaan tussen werknemers afhankelijk van het keuzemoment voor een onbelaste reiskostenvergoeding.
Geldigheid goedkeuring
De goedkeuring kan worden toegepast tot 1 oktober 2021. Of de goedkeuring daarna (wederom) zal worden verlengd, is nog onduidelijk en zal mede afhankelijk zijn van de ontwikkelingen rondom het Coronavirus.
Zonder goedkeuring
Zonder de goedkeuring van de Staatssecretaris kan een werknemer die (meer) thuiswerkt vanwege de crisismaatregelen, niet meer onbelast de vaste reiskostenvergoeding in zijn huidige vorm blijven ontvangen. Het is daarnaast mogelijk dat de onbelaste vaste reiskostenvergoeding een arbeidsvoorwaarde is voor de werknemer die niet (zomaar) gewijzigd kan worden. Het is goed om hiermee rekening te houden bij de keuze uit de mogelijke alternatieven:
- Voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter kan nog steeds een onbelaste reiskostenvergoeding worden gegeven. De reiskostenvergoeding wordt derhalve verlaagd.
- Ook is het mogelijk de daadwerkelijke reizen te vergoeden op declaratiebasis. De reiskostenvergoeding zal ook hier lager uitvallen. Let op de arbeidsvoorwaardelijke (on-)mogelijkheid.
- De hoogte van de vergoeding blijft gelijk. Het bovenmatige deel van de reiskostenvergoeding wordt aangewezen als eindheffingsbestanddeel onder de werkkostenregeling. De reiskostenvergoeding blijft daarmee onbelast voor de werknemer. Indien de werkgever nog plek heeft in de vrije ruimte, blijft de reiskostenvergoeding tevens voor de werkgever onbelast. Indien de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd over de overschrijding.
- De hoogte van de vergoeding blijft gelijk. Het bovenmatige deel ervan wordt gebruteerd door de werkgever. Afhankelijk van de hoogte van het salaris van een werknemer, kan dit in incidentele gevallen voordeliger zijn voor de werkgever dan 80% eindheffing (zie punt 3 hiervoor). Deze optie beïnvloedt het brutoloon van de werknemer en daarmee mogelijk ook alle inkomensafhankelijk regelingen die op de werknemer van toepassing zijn (denk aan pensioen, toeslagen en sociale zekerheidsuitkeringen).
- De reiskostenvergoeding wordt voortaan bruto in plaats van netto gegeven. Ook hierbij geldt dat deze optie het brutoloon van de werknemer beïnvloedt en daarmee mogelijk alle inkomensafhankelijke regelingen die op de werknemer van toepassing zijn (denk aan pensioen, toeslagen, sociale zekerheidsuitkeringen).
Neem voor vragen over de goedkeuring of (een wijziging van) de vaste reiskostenvergoeding gerust contact met ons op.
