De ontwikkelingen rond het coronavirus, COVID-19, gaan razendsnel. In ons kennisportal over het coronavirus vindt u onze juridische artikelen en andere relevante content. Bekijk het kennisportal

  1. Home
  2. Kennis
  3. Artikelen
  4. Vergoedingen en verstrekkingen bij het thuiswerken

Vergoedingen en verstrekkingen bij het thuiswerken

Hoe onredelijk het ook lijkt, bij thuiswerken gelden er andere fiscale regels voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers dan op kantoor. Nu we meer thuiswerken door het Coronavirus is het belangrijk te weten welke fiscale beperkingen en welke fiscale mogelijkheden er zijn voor vergoedingen en verstrekkingen aan de thuiswerker.
Auteur artikel Esther Patty
Gepubliceerd 18 maart 2021
Laatst gewijzigd 22 maart 2021
Leestijd 

Vanwege het Coronavirus en de crisismaatregelen, moet de werknemer voor zover dat mogelijk is, zoveel als kan thuiswerken. De werknemer kan geen gebruik meer maken van alle voorzieningen en faciliteiten die de werkplek normaal gesproken biedt. Op bijvoorbeeld een kantoor wordt meestal gebruik gemaakt van een bureau, een beeldscherm, de printer, pennen en notitieblokken. Koffie, thee en fruit zijn vaak gratis te krijgen. Ook toiletpapier is over het algemeen gewoon aanwezig op de werkplek. Over de energierekening van het kantoorpand denkt een werknemer nooit na, die komt immers voor rekening van de werkgever. 

Helaas kunnen niet al deze werkplekvoorzieningen onbelast aan een werknemer worden vergoed of verstrekt bij het thuiswerken (Alleen bij hoge uitzondering wanneer de werknemer over een aparte werkruimte met eigen opgang en sanitaire voorzieningen beschikt die wordt verhuurd aan de werkgever). Op dit moment zijn de mogelijkheden voor het onbelast vergoeden en verstrekken bij thuiswerken nog beperkt. Uiteraard bestaat de hoop dat hier een uitbreiding zal plaatsvinden in de wet dan wel via een goedkeuring van de Staatssecretaris. Echter, tot het zo ver is, is het goed om te weten wat de beperkingen zijn. De beperkingen en mogelijkheden voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers zijn allemaal terug te vinden in de Wet op de Loonbelasting. Deze regels staan ook wel bekend als de “werkkostenregeling”. Voor een algemene beschrijving van de werkkostenregeling, zie hier 

Beperkingen

In de werkkostenregeling staat dat, simpel gezegd, voorzieningen die op de werkplek worden gebruikt per saldo onbelast zijn. Met de term “werkplek” wordt in dit kader helaas niet de thuiswerkplek bedoeld. Hierdoor zijn zaken als de gratis koffie, thee en het fruit niet onbelast te vergoeden of te verstrekken aan de thuiswerker. Hetzelfde geldt voor het toiletpapier thuis en de kosten voor gas, water en licht van de woning. Het NIBUD heeft uitgerekend dat het thuiswerken ten aanzien van deze voorzieningen de werknemer gemiddeld € 2 per dag kost. Het zou redelijk zijn wanneer de thuiswerkplek niet meer expliciet in de wet wordt uitgezonderd van deze onbelaste “werkplek”-voorzieningen.

Mogelijke vrijstellingen

De vrijstelling die nu al gebruikt wordt voor de vergoeding en verstrekking van de mobiele telefoon en de laptop van de zaak, kan ook gebruikt worden voor andere gereedschappen en apparatuur die noodzakelijk zijn om thuis te kunnen werken. Denk hierbij aan een printer, een rekenmachine of een scanner. Onder deze vrijstelling valt ook het internetabonnement thuis.

Het internetabonnement is overigens ook onder te brengen in een vaste kostenvergoeding. Voor meer over vaste kostenvergoedingen, zie hier. In verband met het Coronavirus is goedgekeurd dat vaste (reis)kostenvergoedingen tijdelijk voortgezet kunnen worden ondanks dat niet meer aan de voorwaarden wordt voldaan door het thuiswerken. Meer over deze goedkeuring, zie hier.

Daarnaast mogen alle voorzieningen die voortvloeien uit het Arbeidsomstandighedenbeleid van de werkgever onbelast worden vergoed of verstrekt aan de werknemer. Deze gerichte vrijstelling geldt, in tegenstelling tot de overige vrijstellingen, ook voor voorzieningen voor de thuiswerkplek. Een werkgever is vanuit de Arbowet verplicht om een werkplek zodanig in te richten dat deze voldoet aan de ergonomische beginselen. Daardoor kan in principe elke werkgever zaken als een bureaustoel, bureau, beeldscherm, toetsenbord, documenthouder, voetensteun, verlichting, leesbril en dergelijke onbelast vergoeden of verstrekken aan werknemers die met een computer of laptop moeten werken.

Uiteraard geldt voor bovenstaande vrijstellingen dat aan bepaalde voorwaarden moet zijn voldaan om de voorzieningen daadwerkelijk onbelast te mogen vergoeden of te verstrekken. Laat u hierover goed informeren.

Eindheffingsbestanddeel of bruteren

Wanneer vergoedingen en verstrekkingen niet op basis van een vrijstelling onbelast zijn, bestaan nog de volgende mogelijkheden:

  1. Aanwijzen als eindheffingsbestanddeel onder de werkkostenregeling. Wanneer de vrije ruimte is overschreden, kost dit de werkgever 80% eindheffing over de overschrijding.

  2. Bruteren – Hierbij moet wel rekening worden gehouden met de mogelijke invloed op inkomensafhankelijke bestanddelen (zoals pensioen, toeslagen en sociale zekerheidsuitkeringen).

Mocht u over het bovenstaande vragen of opmerkingen hebben, dan vernemen wij dat graag.