Gisteren hebben wij het startschot gegeven voor de speciale reeks van WABlopen, waarin wij u gidsen door het WABlandschap. Vandaag de eerste meters met als onderwerp de WW-premiedifferentiatie en het schriftelijkheidsvereiste van de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Sommige werkgevers vragen zich af hoe dit schriftelijkheidsvereiste moet worden uitgelegd. Een terechte vraag, want een foute toepassing kan aardig in de papieren lopen!
Uitleg schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
De afgelopen periode hebben wij u meerdere malen bericht over de per 1 januari 2020 geldende WW-premiedifferentiatie op basis van de aard van het contract. De lage WW-premie (2,94%) is (behoudens uitzonderingen) van toepassing indien sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (niet zijnde een oproepovereenkomst) die schriftelijk is vastgelegd. Mijn kantoorgenoten hebben onlangs stilgestaan bij hoe het schriftelijkheidsvereiste moet worden uitgelegd: een addendum bij de arbeidsovereenkomst die zowel door werkgever als werknemer ondertekend is.
Een dergelijke uitleg zadelt werkgevers op met veel administratieve lasten, zeker ten aanzien van arbeidsovereenkomsten die al vóór 1 januari 2020 (stilzwijgend) zijn verlengd voor onbepaalde tijd. Om die reden heeft minister Koolmees de uitleg van het schriftelijkheidsvereiste versoepeld: een “natte handtekening” is niet altijd vereist. In plaats van een “natte handtekening” volstaat volgens Minister Koolmees ook een digitale handtekening, instemming via de e-mail of instemming via een HR-systeem. Let daarbij wel op dat wanneer u de route van een HR-systeem kiest instemming een actieve handeling vereist, bijvoorbeeld door een akkoord-knop.
Voorwaarden schriftelijk addendum
Voor arbeidsovereenkomst die reeds voor 1 januari 2020 zijn omgezet naar onbepaalde tijd hebben werkgevers tot 1 april 2020 de tijd om aan het administratieve vereiste van een schriftelijk addendum te voldoen. Is op 1 april 2020 geen geldig addendum in de loonadministratie aanwezig, dan is met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020 alsnog de hoge WW-premie verschuldigd. De voorwaarden voor een WW-proof addendum luiden als volgt:
- schriftelijk;
- werknemer en werkgever hebben het addendum (digitaal) ondertekend of er is sprake van instemming via de e-mail of in een HR-systeem;
- uit het addendum blijkt dat (reeds op uiterlijk 31 december 2019) sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd dat geen oproepovereenkomst is; en
- de werkgever bewaart het addendum in de loonadministratie.
Conclusie
Loopt u ook warm voor de lage WW-premie? Zorg dan dat u voldoet aan de voorwaarden voor de lage WW-premie en (naast de overige voorwaarden) beschikt over een geldig addendum (arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd) in de loonadministratie. Heeft u nog vragen over de WW-premiedifferentiatie dan kunt u ons bereiken via 024 – 381 31 22.
Tot zover de eerste meters van het WABlopen. Loopt u verder met ons? Houd dan vooral ons kennisportal in de gaten.
