Artikel 35 Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
In artikel 35 WBP is het inzagerechtgeregeld. Op basis van dit artikel heeft de betrokkene het recht “zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.” De verantwoordelijke dient vervolgens binnen vier weken schriftelijk aan de betrokkene mee te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. Indien persoonsgegevens worden verwerkt, dan moet de verantwoordelijke de betrokkene in begrijpelijke vorm een volledig overzicht daarvan verstrekken, met een omschrijving van het doel van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.
Artikel 35 WBP is ook van toepassing in de arbeidsverhouding, zodat werknemers inzage kunnen vragen in het personeelsdossier dat de werkgever van hen bijhoudt.
Ook een verplichting tot het vertrekken van een kopie van het personeelsdossier?
In het kader van aandelenleaseconstructies van Dexia en LegioLease is regelmatig over de reikwijdte en de inhoud van artikel 35 WBP geprocedeerd. De Hoge Raad heeft in deze zaken een ruime uitleg gegeven aan het recht op inzage. Met betrekking tot de vraag of de verantwoordelijke ook is gehouden op verzoek kopieën van stukken te verstrekken, oordeelde de Hoge Raad dat in artikel 35 WBP het recht besloten ligt op kopieën en afschriften van persoonsgegevens.
Uitzonderingen inzagerecht
Er zijn uitzonderingen op het recht op inzage, zoals neergelegd in artikel 35 WBP:
- het inzagerecht strekt zich niet uit tot interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers van de verantwoordelijke bevatten en die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad (artikel 2 lid 2 onder a WBP);
- het inzagerecht kan op grond van artikel 43 WBP onder meer buiten toepassing worden gelaten, voor zover dat noodzakelijk is in het belang van ‘de bescherming van de betrokkenen of van de rechten en vrijheden van anderen’ (artikel 43 aanhef onder e WBP);
- geen inzage hoeft te worden verstrekt indien de WBP niet van toepassing is omdat het inzage in een individueel dossier betreft dat niet als een bestand in de zin van artikel 2 lid 1 WBP kan worden gekwalificeerd;
- een uitzondering op het inzagerecht geldt ook, wanneer een derde bedenkingen heeft tegen de inzage aan betrokkene (artikel 35 lid 3 WBP).
Een werkgever kan hem moverende redenen hebben om niet te willen voldoen aan een inzagerecht. Met deze uitzonderingen worden aan werkgever mogelijkheden geboden om niet zomaar de verzochte informatie te vertrekken, maar om (eerst) een beroep op een van de uitzonderingen te doen.
Het is de vraag wat er gebeurt als op een verzoek van een werknemer enkel de stukken uit het personeelsdossier worden overgelegd zoals de arbeidsovereenkomst, salarisstroken en functioneringsgesprekken, maar ter zitting, bijvoorbeeld in de ontbindingsprocedure, plotseling meer stukken op tafel komen. (1) Je kunt je dan afvragen of de werkgever onrechtmatig jegens de werknemer heeft gehandeld. Dit zal uiteindelijk afhangen van de omstandigheden van het geval. Er zijn zeker situaties denkbaar waarin het de werkgever niet kan worden aangerekend dat hij informatie heeft achtergehouden, bijvoorbeeld als de werkgever onderzoek doet naar het handelen van de werknemer.
Europese Privacyverordening
Begin 2012 heeft de Europese Commissie de Europese Privacyverordening voorgesteld. De Verordening is opgesteld ter vervanging van de huidige Europese privacyrichtlijn 1995. De Verordening versterkt met name de positie van betrokkenen door hun een betere controle over gegevens te geven. In dit kader is ook het inzagerecht aangescherpt, onder meer door de werkgever te verplichten nog meer informatie te verstrekken, zoals over de bewaartermijn en de rechten van de betrokkene. De verwachting is dat de Verordening op zijn vroegst in 2015 in werking zal treden.
1 Mevr. mr. I.J. de Laat (2012), "Bij nader inzien. Over het inzagerecht ex art. 35 WBP", Arbeidsrecht, ArbeidsRecht 2012/31
