Vaststelling van vakantie

Nu de zomervakantieperiode weer aanbreekt, komt vaak het probleem van de vakantieplanning op. Als alle werknemers tegelijk vakantie opnemen, kan dat voor moeilijkheden zorgen. In hoeverre kan een werkgever bepalen op welke momenten werknemers wel of juist niet vakantie mogen opnemen?

Het uitgangspunt is dat de werkgever de tijdstippen van begin en einde van de vakantie van de werknemer vaststelt volgens de wensen van de werknemer, tenzij “gewichtige redenen” zich daartegen verzetten. De vakantiewensen van de werknemer staan op grond van de wet dus voorop. Van deze hoofdregel kan worden afgeweken in een CAO of in een schriftelijke (arbeids)overeenkomst tussen werkgever en werknemer.

Als tussen partijen geen schriftelijke afspraken gelden over de duur of periode van vakantie, kan een werkgever de vakantie alleen tegen de wens van de werknemer in vaststellen als er sprake is van gewichtige redenen. Deze eis van gewichtige redenen betekent volgens de wetgever dat de werkgever niet lichtvaardig mag besluiten het verzoek van de werknemer niet te honoreren. Van gewichtige redenen is sprake wanneer de door de werknemer gewenste vakantie de gang van zaken in het bedrijf ernstig zou ontwrichten.

De gevolgen van de verstoring van de bedrijfsvoering zullen steeds moeten worden afgewogen tegen de gevolgen die het niet inwilligen van het verzoek om vakantie voor de werknemer heeft. Pas als het belang van de werkgever om het verzoek om vakantie af te wijzen zo zwaar weegt dat het belang van de werknemer daarvoor redelijkerwijs moet wijken, is een gewichtige reden aanwezig.

Gewichtige redenen doen zich bijvoorbeeld voor in de situatie dat meerdere werknemers van een seizoensbedrijf hun vakantie willen opnemen in de seizoenpiek en in de situatie dat een klein bedrijf zou moeten sluiten omdat niet in vervanging kan worden voorzien.

De werkgever dient er bovendien goed op bedacht te zijn dat hij tijdig reageert op een verzoek van de werknemer om in een bepaalde periode vakantie op te nemen. Wanneer een werknemer zijn wensen omtrent de vakantieperiode schriftelijk kenbaar maakt en de werkgever meent gewichtige redenen te hebben om het verzoek van de werknemer af te wijzen, moet hij dit binnen twee weken schriftelijk aan deze werknemer laten weten. Laat een werkgever dit na, dan is de vakantie van rechtswege vastgesteld conform de wensen van de werknemer.

Als de bedrijfsvoering zo ernstig verstoord dreigt te raken dat het voor de werkgever noodzakelijk is om een of enkele werknemers vakantie te onthouden in de door hen gewenste periode, gelden nog wel enkele wettelijke verplichtingen. In gevallen waarin de werkgever zich op gewichtige redenen beroept, moet hij de vakantie vervolgens op zo’n manier vaststellen dat de werknemer, voorzover hij nog voldoende vakantiedagen heeft openstaan, in ieder geval twee opeenvolgende weken of tweemaal een week geen arbeid hoeft te verrichten. Het initiatief daartoe ligt wel bij de werknemer, deze dient zelf te vragen om een dergelijke vaststelling van zijn vakantie. Verder heeft de werkgever de verplichting om de vakantie zo tijdig vast te stellen dat de werknemer de gelegenheid heeft om voorbereidingen te treffen voor de besteding van de vakantie.

Kortom: ingeval er tussen partijen geen afwijkende schriftelijke afspraken gelden ten aanzien van vakantie, mag de werkgever alleen in uitzonderingssituaties voorbij gaan aan de wensen van de werknemer en eenzijdig de vakantie vaststellen. Slechts wanneer een organisatie aantoonbaar in grote problemen komt door het opnemen van vakantie, is een werkgever gerechtigd aan de werknemer (schriftelijk) aan te geven dat vakantieopname niet mogelijk is. Het blijft dus van belang om tijdig in overleg met de werknemer de vakantieplanning op te stellen.