Optimaal benutten gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling
Een mogelijkheid om medewerkers fiscaal voordelig vergoedingen of verstrekkingen te geven is het gebruik van de gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling. Gerichte vrijstellingen mogen belastingvrij aan medewerkers worden vergoed of verstrekt. Als werkgever hoef je hier, mits aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan, geen eindheffing over af te dragen. Een prettige bijkomstigheid is dat gerichte vrijstellingen niet drukken op de vrije ruimte in de werkkostenregeling én dat zij niet meetellen voor de berekening van het toetsingsinkomen voor toeslagen of andere inkomensafhankelijke regelingen.
Hieronder lichten wij drie gerichte vrijstellingen nader toe.
-
Gericht vrijgestelde vergoeding voor internet- en/of telefoonabonnement
Een werkgever mag een vergoeding voor een internet- en/of telefoonabonnement onder voorwaarden belastingvrij betalen, namelijk als:
- De werknemer het internet- en/of telefoonabonnement nodig heeft voor het verrichten van zijn werkzaamheden, en
- De werkgever onderbouwt* welke minimumeisen hij aan het internet- en/of telefoonabonnement stelt en bepaalt welke vergoeding hier bij past.
Bijvoorbeeld: Werkgever A heeft na de Corona-periode nieuw beleid geïntroduceerd waardoor medewerkers 2 dagen per week thuis mogen werken. Alle medewerkers maken hier gebruik van. Werkgever A verwacht van haar medewerkers dat zij op werkdagen de zakelijke mailbox bijhouden en beantwoorden. Daarvoor is goed werkend internet bij de medewerker thuis nodig. A concludeert na een kort marktonderzoek dat de kosten voor een internetabonnement die verband houden met twee dagen per week thuis werken, gemiddeld € 20 per maand bedragen. A wil dit bedrag maandelijks aan medewerkers vergoeden.
De vergoeding van € 20 per medewerker per maand is gericht vrijgesteld, A mag de vergoedingen belastingvrij aan de medewerkers betalen.
*Let wel, indien een vaste vergoeding voor internet- en/of telefoonabonnementen wordt gegeven, dient de (hoogte van de) vergoeding onderbouwd te worden. Een klein marktonderzoek, op basis van de eisen die u als werkgever aan een abonnement voor uw medewerkers stelt, is voldoende.
-
Gericht vrijgestelde thuiswerkkostenvergoeding
Werkgevers mogen sinds 1 januari 2022 een onbelaste vergoeding geven voor thuiswerkkosten. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling van € 2 per thuisgewerkte dag. Per 1 januari 2023 wordt het bedrag per thuiswerkdag naar verwachting verhoogd naar € 2,15 per dag.
-
Gericht vrijgestelde reiskostenvergoedingen
Per gereden zakelijke kilometer (waarbij woon-werkkilometers ook als zakelijke kilometers tellen) mag een werkgever een medewerker € 0,19 belastingvrij vergoeden. Met ingang van 1 januari 2023 wordt deze vrijstelling verhoogd naar € 0,21 per zakelijke kilometer. Let wel, dit geldt alleen voor eigen vervoer en geldt niet bij gebruik van door de werkgever ter beschikking gestelde auto’s. Voor zakelijke reizen die gemaakt zijn met het openbaar vervoer geldt een hogere vrijstelling: Maximaal de werkelijk gemaakte kosten mogen onbelast worden vergoed.
De gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding mag, naast vergoeding op declaratiebasis, ook op basis van een vaste vergoeding worden betaald. Wanneer een fulltime medewerker minimaal 60% van de werkdagen van huis naar werk reist, mag u de vaste vergoeding onder voorwaarden baseren op 214 reizen per jaar.
Conclusie
Hierboven hebben wij 3 van de in totaal 11 gerichte vrijstellingen besproken. Neem contact met ons op voor een compleet overzicht van alle gerichte vrijstellingen.
Bent u benieuwd of u optimaal gebruik maakt van alle gerichte vrijstellingen of kunnen wij u helpen met het inregelen van bijvoorbeeld een vaste reiskostenvergoeding of een internetvergoeding? Ook dan kunt u ons uiteraard bellen of mailen. Onze contactgegevens vindt u in de rechterkolom.
De volgende delen van deze blogreeks vindt u hier:
Deel 2: Gebruik maken van de fondsenvrijstelling
Deel 3: Personeelsleningen
Deel 4: Gebruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling
