In deel 2 gaan wij in op het bewaren van medische dossiers in geval van bijzondere omstandigheden, zoals bij faillissement van de zorgaanbieder, en de verwerking van (gezondheids)gegevens in het kader van een verplichte accountantscontrole.
Bewaren en beheren van medische dossier in bijzondere omstandigheden
Op grond van artikel 7:454 BW rust op de hulpverlener de verplichting om een medisch dossier in te richten, bij te behouden en te bewaren. Over de dossierplicht schreven wij eerder dit blog met bijbehorende podcast. Sinds 1 januari 2020 moeten medische dossiers niet langer 15, maar 20 jaar worden bewaard (zie uitgebreid over de bewaarplicht dit blog). De hulpverlener die het dossier inricht, bijhoudt en bewaart, draagt ook zorg voor het beheer van het dossier. Zo kan de patiënt de hulpverlener om inzage in en afschrift van het dossier verzoeken.
Overdracht van dossiers
Op het moment dat een hulpverlener (een rechtspersoon kan ook een hulpverlener zijn) failleert of pensioneert, betekent dat niet dat de bewaarplicht vervalt. De bewaarplicht is namelijk niet gekoppeld aan de status van hulpverlener. Een hulpverlener die met pensioen gaat, zal in de regel de dossiers overdragen aan zijn opvolgend hulpverlener. Maar de overdracht van patiëntendossiers is niet altijd geregeld, bijvoorbeeld als de zorgaanbieder failliet wordt verklaard (zie in dit verband ook dit blog met betrekking tot de dossier- en bewaarplicht van de hulpverlener bij faillissement van een ziekenhuis).
Wijziging van artikel 30 lid 2 UAVG
In het geval de overdracht van dossiers niet is geregeld, zal vaak alsnog een andere hulpverlener kunnen worden gevonden die die taak op zich neemt. Dit kan bijvoorbeeld de overnemende partij zijn bij een doorstart na faillissement. Als ook dit niet lukt, zal een ander dan de oorspronkelijk hulpverlener de desbetreffende dossiers moeten overdragen. Dat is bijvoorbeeld de curator in faillissement of een nabestaande bij overlijden van de hulpverlener. Bij deze overdracht kán de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) of de Minister voor Medische Zorg (MZ) mogelijk een faciliterende rol spelen, aldus de memorie van toelichting bij het conceptwetsvoorstel. De zorg voor het beheren en bewaren van de dossiers wordt dan neergelegd bij een derde partij, die ook een beroepsgeheim heeft. De minister van VWS en de minister voor MZ zullen de overdracht slechts faciliteren als de zorg voor het bewaren en beheren van de dossiers niet langer kan worden gewaarborgd. Het is niet de minister die de dossiers overdraagt, maar (bijvoorbeeld) de curator of de nabestaande. De ministers verwerken dus geen persoonsgegevens.
Verwerkingsgrondslag voor de niet-hulpverlener
De voorgestelde wijziging van artikel 30 lid 2 onder a UAVG expliciteert dat de niet-hulpverlener (bijvoorbeeld de curator of de nabestaande) die de dossiers in de voorgaande situatie overdraagt, dit op grond van artikel 9 lid 2 onder h AVG gerechtvaardigd mag doen. Daarbij gelden wel een aantal belangrijke voorwaarden. Voor de dossieroverdracht moet de niet-hulpverlener toestemming hebben van de minister van VWS dan wel de minister voor MZ. De minister kan in het toestemmingsbesluit voorwaarden stellen aan de overdracht. Daarnáást geldt dat de verwerking slechts op basis van deze grondslag mag plaatsvinden als het vragen van uitdrukkelijke toestemming aan de patiënt (in de zin van artikel 9 lid 2 onder a AVG) onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt. Oftewel, toestemming is het uitgangspunt en als dat onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vergt, kan de verwerking – mits er toestemming is van een van de ministers – worden gebaseerd op artikel 9 lid 2 onder h AVG in combinatie met artikel 30 lid 2 onder a UAVG. Overigens kunnen bij (aparte) ministeriële regeling nadere voorwaarden worden verbonden aan de verplichting om in beginsel toestemming te vragen aan de patiënt (artikel 30 lid 7 UAVG).
Verwerkingsgrondslag voor de opvolgend hulpverlener
Tot slot introduceert de wetgever ook een expliciete grondslag voor de opvolgend hulpverlener om de dossiers te beheren en te bewaren (artikel 30 lid 2 onder c UAVG). Deze bepaling heeft enkel toepassing als het gaat om dossieroverdracht met behulp van een van de ministers (zie hiervoor). Ook hier zijn twee cumulatieve vereisten dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming aan de patiënt onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vergt én dat de minister toestemming heeft gegeven voor de dossieroverdracht. De wetgever benadrukt dat het voorgestelde artikel 30 lid 2 onder c UAVG geen nieuwe invulling behelst van artikel 9 lid 2 onder h AVG, maar enkel een verduidelijking van een reeds bestaande invulling.
Verhouding tot het medisch beroepsgeheim
Naast de bepalingen uit de AVG en de UAVG, geldt het medisch beroepsgeheim van onder andere artikel 7:457 BW. De wetgever benadrukt dat het verwerken van gezondheidsgegevens altijd eerst moet worden getoetst aan de regels voor doorbreking van het medisch beroepsgeheim, omdat dit beroepsgeheim de verwerking kan beletten. De wetgever is er nog niet over uit of voor de situatie dat geen toestemming kan worden verkregen van de patiënt voor de dossieroverdracht, een wettelijke grond voor doorbreking van het medisch beroepsgeheim moet worden gecreëerd. Mogelijk dat hier naar aanleiding van de internetconsultatie al dan niet gevolg aan wordt gegeven.
Verwerking van gezondheidsgegevens in het kader van een verplichte accountantscontrole
Het kan wettelijk verplicht zijn een bepaalde controle te laten uitvoeren door een accountant. Zo moet bijvoorbeeld de jaarrekening van een rechtspersoon op grond van artikel 2:393 BW worden gecontroleerd door een registeraccountant of een Accountant-Administratieconsulent om te beoordelen of deze jaarrekening een getrouw beeld weergeeft.
Om een verplichte accountantscontrole goed te kunnen uitvoeren, moet een accountant – en de leden van het controleteam – gegevens verwerken. Doorgaans maakt de accountant hierbij gebruik van een representatieve steekproef, op basis waarvan conclusies worden getrokken voor de gehele controlegroep. Bij het uitvoeren van een verplichte accountantscontrole, moet een accountant controledossiers aanleggen. Die dossiers bevatten persoonsgegevens. Voor het verwerken van persoonsgegevens is een grondslag als bedoeld in artikel 6 AVG vereist. De grondslag op basis waarvan een accountant ten behoeve van een verplichte controle persoonsgegevens mag verwerken is de grondslag onder e: de vervulling van een taak van algemeen belang. Die taak is nader uitgewerkt in de specifieke wetgeving waarin de controleverplichtingen zijn vastgelegd.
Ten aanzien van bijzondere persoonsgegevens geldt echter aanvullend artikel 9 AVG. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, is in beginsel verboden, tenzij aan een van de uitzonderingen van lid 2 is voldaan. Op het moment dat een controleverklaring moet worden afgegeven voor een zorgaanbieder, zal het in de meeste gevallen tevens gaan om gezondheidsgegevens. Deze gegevens kunnen niet worden verwerkt enkel op basis van artikel 6 lid 1 onder e AVG (de vervulling van een taak van algemeen belang). In het conceptwetsvoorstel Verzamelwet gegevensbescherming introduceert de wetgever een grondslag voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens in het kader van verplichte accountantscontroles. Ingevolge artikel 9 lid 2 onder g AVG (redenen van zwaarwegend algemeen belang) in combinatie met het nieuw voorgestelde artikel 23a AVG, kunnen in dit verband voortaan ook bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, uiteraard binnen de daarvoor geldende grenzen.
Tot slot
Voor andere belangrijke voorgenomen wijzigingen van de UAVG voor u als zorgaanbieder, verwijzen wij u graag naar deel 1 van de blogreeks. In deel 1 staan wij stil bij de voorgenomen wijziging van artikel 5 UAVG, met betrekking tot de rolverdeling tussen en rechten van de betrokkene en zijn wettelijk vertegenwoordiger en de verhouding tot het medisch beroepsgeheim van artikel 7:457 lid 3 BW.
Heeft u vragen over de (voorgenomen wijzigingen van de) UAVG, bijvoorbeeld met betrekking tot het bewaren van medisch dossiers in geval van bijzondere omstandigheden? Neem dan gerust contact met ons op.
