Blogreeks mogelijkheden tegemoetkoming medewerkers voor stijgende prijzen: (4) Gebruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling

18 november 2022
Het leven wordt steeds duurder. Eén van de meest besproken voorbeelden van het moment is de exponentiële stijging van de energierekening. Het is niet geheel toevallig dat wij vaker van werkgevers de vraag krijgen welke fiscaal vriendelijke mogelijkheden er zijn om medewerkers tegemoet te komen. Bent u als werkgever benieuwd naar fiscaal vriendelijke mogelijkheden om uw medewerkers tegemoet te komen? In deze blogreeks lichten we enkele mogelijkheden uit. Vandaag besteden we aandacht aan het gebruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling.
René Sueters
René Sueters
Fiscalist - Associate Partner
In dit artikel

Gebruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw medewerkers geven. U mag ook zaken vergoeden waar een medewerker privé voordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten. De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen (besproken in deze blog). Indien aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan, mogen gericht vrijgestelde vergoedingen of verstrekkingen belastingvrij worden vergoed. De vergoedingen of verstrekkingen tellen niet mee bij de berekening van het toetsingsinkomen van medewerkers die recht hebben op toeslagen of andere inkomensafhankelijke regelingen.

De vrije ruimte

Naast gerichte vrijstellingen kent de werkkostenregeling ook de zogenaamde ‘vrije ruimte’. De vrije ruimte mag u vullen met vergoedingen en verstrekkingen die niet gericht zijn vrijgesteld, maar die u wel belastingvrij aan medewerkers wenst te vergoeden of verstrekken. Alles wat u in de vrije ruimte stopt mag namelijk belastingvrij worden vergoed, mits de vergoeding of verstrekking gebruikelijk is.

Belangrijk om te onthouden bij het gebruik van de vrije ruimte is:

  • Hoe groot de vrije ruimte is verschilt per werkgever. Dit komt omdat de vrije ruimte wordt berekend op basis van de loonsom van de werkgever. Voor 2022 geldt dat de vrije ruimte even groot is als 1,7% van de eerste € 400.000 loonsom plus 1,18% over het meerdere. Voor 2023 geldt dat de vrije ruimte even groot is als 3% van de eerste € 400.000 en 1,18% over het meerdere.
  • Gebruik maken van de vrije ruimte is alleen mogelijk als de vergoeding of verstrekking i) door de werkgever is aangewezen als eindheffingsbestanddeel en ii) als de vergoeding of verstrekking gebruikelijk is. Volgens beleid van de Belastingdienst wordt een bedrag van € 2.400 (per persoon per jaar) in ieder geval geacht gebruikelijk te zijn.
  • Wanneer de vrije ruimte volledig gevuld is, is het nog steeds mogelijk om vergoedingen of verstrekkingen in de werkkostenregeling onder te brengen. Echter, dan dient over de vergoeding of verstrekking door de werkgever eindheffing te worden betaald. Het vaste eindheffingstarief binnen de werkkostenregeling is gesteld op 80%.
  • Voordelen van gebruik van de werkkostenregeling zijn dat de werkgever geen premies werknemersverzekeringen over de inhoud van de werkkostenregeling verschuldigd is, aangewezen vergoedingen of verstrekkingen altijd netto blijven voor de medewerker (en daardoor in principe niet op diens loonstrook zichtbaar zijn) en dat de werkkostenregeling geen invloed heeft op het toetsingsinkomen voor toeslagen of andere inkomensafhankelijke regelingen.

Extra’s via de vrije ruimte

We zien steeds vaker berichten langskomen waarbij bijzondere loonelementen worden voorgesteld als hét extraatje om onbelast aan de medewerkers te geven. Voor de loonheffingen geldt echter een limitatief rijtje van gerichte vrijstellingen.

Overige vergoedingen of verstrekkingen (waarbij korting ook als vergoeding wordt gezien) kunnen voor de medewerker alleen onbelast blijven als zij door de werkgever ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling worden gebracht. Tot een bedrag van € 2.400 per persoon per jaar wordt door de Belastingdienst aangenomen dat het onderbrengen van de vergoeding of verstrekking in de werkkostenregeling gebruikelijk is. Uiteraard geldt bij overschrijding van de vrije ruimte de verplichting om 80% eindheffing te betalen. Dit klinkt als een aanzienlijke eindheffing, maar deze eindheffing kan, vooral voor medewerkers met een gemiddeld of hoog salaris, voordeliger zijn dan individueel bruteren.

Verder heeft het gebruik van de vrije ruimte als voordeel dat er geen invloed is op de hoogte van toeslagen en andere inkomensafhankelijke regelingen.

Conclusie

In deze blogreeks hebben wij enkele mogelijkheden gegeven voor werkgevers om medewerkers op een fiscaal voordelige manier tegemoet te komen. Kunnen wij met u meedenken over de vormgeving van één van de genoemde opties? Neem dan gerust contact met ons op. Onze contactgegevens zijn weergegeven in de rechterkolom.

De andere delen van de blogreeks vindt u hier:

Deel 1: Optimaal gebruik van de gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling

Deel 2: Gebruik maken van de fondsenvrijstelling

Deel 3: Personeelsleningen

Gerelateerd

Certificering van aandelen: zo maakt u als DGA uw onderneming toekomstbestendig

Wat houdt certificering van aandelen in voor DGA’s en hun onderneming? Bij certificering van aandelen draagt de DGA zijn aandelen over aan een stichting...

Tijdig starten met bedrijfsopvolging: het belang van een gestructureerd tijdspad voor de BOR

Veel DGA’s schuiven bedrijfsopvolging voor zich uit. Begrijpelijk, want de dagelijkse bedrijfsvoering vraagt al genoeg aandacht. Het gevaar is echter dat de...

Beleggen in privé (box 3) of via uw BV (box 2) welke route past bij u?

Als DGA (directeur-grootaandeelhouder) heeft u naast uw onderneming vaak ook privévermogen opgebouwd. Dit kan bijvoorbeeld door de (gedeeltelijke) verkoop van...

Hoe werkt de tegenbewijsregeling in box 3?

Indien het werkelijk rendement op uw vermogen in box 3 lager is dan het forfaitaire rendement dat door de Belastingdienst in aanmerking is genomen, kunt u...

Fiscale regelingen bij bedrijfsopvolging: BOR en DSR

Een bedrijfsopvolging brengt vaak niet alleen emotionele, maar ook fiscale uitdagingen met zich mee. Het is namelijk van groot belang dat bij de overgang van...

Belastingplan 2026: de belangrijkste maatregelen van Prinsjesdag 2025

Op Prinsjesdag, 16 september 2025, heeft het kabinet de fiscale plannen voor het komende jaar onthuld in het Belastingplan 2026. Wat betekenen deze nieuwe...
No posts found