Gebruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling
Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw medewerkers geven. U mag ook zaken vergoeden waar een medewerker privé voordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten. De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen. Indien aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan, mogen gericht vrijgestelde vergoedingen of verstrekkingen belastingvrij worden vergoed. De vergoedingen of verstrekkingen tellen niet mee bij de berekening van het toetsingsinkomen van medewerkers die recht hebben op toeslagen of andere inkomensafhankelijke regelingen.
De vrije ruimte
Naast gerichte vrijstellingen kent de werkkostenregeling ook de zogenaamde ‘vrije ruimte’. De vrije ruimte mag u vullen met vergoedingen en verstrekkingen die niet gericht zijn vrijgesteld, maar die u wel belastingvrij aan medewerkers wenst te vergoeden of verstrekken. Alles wat u in de vrije ruimte stopt mag namelijk belastingvrij worden vergoed, mits de vergoeding of verstrekking gebruikelijk is.
Belangrijk om te onthouden bij het gebruik van de vrije ruimte is:
- Hoe groot de vrije ruimte is verschilt per werkgever. Dit komt omdat de vrije ruimte wordt berekend op basis van de loonsom van de werkgever. Voor 2022 geldt dat de vrije ruimte even groot is als 1,7% van de eerste € 400.000 loonsom plus 1,18% over het meerdere. Voor 2023 geldt dat de vrije ruimte even groot is als 3% van de eerste € 400.000 en 1,18% over het meerdere.
- Gebruik maken van de vrije ruimte is alleen mogelijk als de vergoeding of verstrekking i) door de werkgever is aangewezen als eindheffingsbestanddeel en ii) als de vergoeding of verstrekking gebruikelijk is. Volgens beleid van de Belastingdienst wordt een bedrag van € 2.400 (per persoon per jaar) in ieder geval geacht gebruikelijk te zijn.
- Wanneer de vrije ruimte volledig gevuld is, is het nog steeds mogelijk om vergoedingen of verstrekkingen in de werkkostenregeling onder te brengen. Echter, dan dient over de vergoeding of verstrekking door de werkgever eindheffing te worden betaald. Het vaste eindheffingstarief binnen de werkkostenregeling is gesteld op 80%.
- Voordelen van gebruik van de werkkostenregeling zijn dat de werkgever geen premies werknemersverzekeringen over de inhoud van de werkkostenregeling verschuldigd is, aangewezen vergoedingen of verstrekkingen altijd netto blijven voor de medewerker (en daardoor in principe niet op diens loonstrook zichtbaar zijn) en dat de werkkostenregeling geen invloed heeft op het toetsingsinkomen voor toeslagen of andere inkomensafhankelijke regelingen.
Extra’s via de vrije ruimte
We zien steeds vaker berichten langskomen waarbij bijzondere loonelementen worden voorgesteld als hét extraatje om onbelast aan de medewerkers te geven. Voor de loonheffingen geldt echter een limitatief rijtje van gerichte vrijstellingen.
Overige vergoedingen of verstrekkingen (waarbij korting ook als vergoeding wordt gezien) kunnen voor de medewerker alleen onbelast blijven als zij door de werkgever ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling worden gebracht. Tot een bedrag van € 2.400 per persoon per jaar wordt door de Belastingdienst aangenomen dat het onderbrengen van de vergoeding of verstrekking in de werkkostenregeling gebruikelijk is. Uiteraard geldt bij overschrijding van de vrije ruimte de verplichting om 80% eindheffing te betalen. Dit klinkt als een aanzienlijke eindheffing, maar deze eindheffing kan, vooral voor medewerkers met een gemiddeld of hoog salaris, voordeliger zijn dan individueel bruteren.
Verder heeft het gebruik van de vrije ruimte als voordeel dat er geen invloed is op de hoogte van toeslagen en andere inkomensafhankelijke regelingen.
Conclusie
In deze blogreeks hebben wij enkele mogelijkheden gegeven voor werkgevers om medewerkers op een fiscaal voordelige manier tegemoet te komen. Kunnen wij met u meedenken over de vormgeving van één van de genoemde opties? Neem dan gerust contact met ons op. Onze contactgegevens zijn weergegeven in de rechterkolom.
De andere delen van de blogreeks vindt u hier:
Deel 1: Optimaal gebruik van de gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling
Deel 2: Gebruik maken van de fondsenvrijstelling
Deel 3: Personeelsleningen
Gerelateerd
Loonheffing en sociale zekerheid
